okt 292016
 

Ik weet alles al maar doe het niet
Artikel

Ik ontmoet dagelijks mensen die minder stress willen en meer overzicht . En dan hoor ik regelmatig dat ze eigenlijk wel weten wat ze moeten doen om dit te bereiken maar het niet doen. Maar is het wel waar dat ze het echt weten? Je herkent het vast dat als je iets echt wil, het bijna altijd ook gebeurt. Je wilt het echt van binnenuit en dat geeft een enorme kracht en energie om te gaan doen wat je je hebt voorgenomen.

Deze wilskracht is precies wat nodig is als je je gedrag wilt veranderen. Want anders blijft het inderdaad bij de constatering: ik weet het wel maar doe het net. Maar dit is geen ‘weten’. Er is geen bewustzijn om het anders aan te pakken zodat je meer overzicht krijgt. Wat ik onder ‘weten‘ versta is dat je het echt beheerst. Dat betekent dat je je steeds bewust bent van hoe je iets doet en hoe dit anders kan. Dan pas kun je met recht zeggen dat je het weet. Je gaat het dan als vanzelf ook doen.

Prikkel je bewustzijn en je zult veel meer effect hebben van alles wat je al weet. Dit kun je op een praktische manier doen. Wat je nodig hebt, zijn handige reminders die jou helpen om het potentieel dat je al in je hebt, te gebruiken.

5 reminders om te doen wat je al weet:

1. Zet nu in je agenda: doen wat ik al weet.
Weet je bijvoorbeeld hoe je je bureau of inbox slim opruimt en niets vergeet? Plan dan nu in je agenda: 1 uur per 2 weken; bureau en inbox opruimen. Of als je al weet hoe je meer invloed krijgt zodat je sneller en makkelijker je resultaat bereikt? Zet dan nu in je agenda 1x per week: nadenken en actie nemen om invloed te vergroten. Ben je bewust van wat je weet en plan dit zodat je het niet vergeet!

2. Vraag hulpVrienden, collega’s, familie willen jou vast graag helpen om je eraan te herinneren wat je nog niet doet (en wel weet). Vraag hun hulp; zij kunnen kritisch zijn en jou op een leuke en confronterende manier helpen om te doen wat je al weet. Je bent toch eigenwijs? Want je weet het toch al? Waarom doe je het dan niet? Wat houdt je tegen? Prima vragen of opmerkingen die je nodig hebt om het echt te gaan doen. Als je het zelf wilt doen kan dat ook; plan dan deze vragen aan jezelf in je agenda.

3. Zet iets (geks) op je bureau of werkplek
Kies een voorwerp, tekst of foto die jou helpen te herinneren om op een andere manier te werken. Iedere keer als je het door jou gekozen voorwerp ziet, wordt je weer bewust van wat je je hebt voorgenomen. Je kunt ook iets geks kiezendat veel reactie van anderen oproept. Iedere keer als iemand dan vraagt naar het voorwerp krijg jij de kans om erover te vertellen en je te committeren aan wat je wilde doen.

4. Maak je chaos zichtbaar
Maak een taak aan of plan in je agenda (terugkerend): chaos meten. Vervolgens stel je een norm vast wanneer je bureau of inbox ‘chaos’ is. Een voorbeeld is de hoogte van alle dossiers die op je bureau liggen. Leg de dossiers op een stapel en als deze hoger is dan 1 meter (jouw definitie van chaos), ga je opruimen. Wees creatief en bedenk jouw definitie van chaos. Erg leuk om dit samen met collega’s te doen!

5. Doe het nu! Anders wordt het weer iets wat je wel weet maar niet doet!!
Ga het doen! Ik hoor graag van je of het werkt.

Johan Burghouts, werkXpres 

 Ga het nu doen! Maak een afspraak voor coaching on the job


werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress

Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

dec 222011
 

Artikel: Prioriteiten stellen zorgt NIET voor minder werk(druk).

Heb je het druk en te weinig tijd? Begin dan niet met prioriteiten stellen maar eindig ermee. Ik zal dit toelichten. Stel je voor dat je een flinke stapel brieven en memo’s op je bureau hebt liggen. Om overzicht te krijgen, zijn we vaak geneigd te bekijken wat we als eerste moeten doen en wat later kan. Dat lijkt heel effectief maar het gekke is: dat is het niet. De stapel met acties blijft namelijk even groot en kost nog even veel tijd. Prioriteiten stellen helpt je dus niet om minder werk te krijgen of meer overzicht te hebben. Wat helpt dan wel?

Wil je meer overzicht en alleen de echt belangrijke zaken doen dan is een andere aanpak veel effectiever. Ik noem dat WKO: Weten, Kiezen, Organiseren. Dit is de manier om blijvend effectief te zijn. Meestal leer je in een cursus time-management om slimmer te organiseren of te kiezen, maar dat verwatertal weer snel als de werkdruk even later weer toeneemt. Blijvend effectief in je werk (én privé) wordt je door WKO!

WKO: Weten

Alles start met weten. Je kunt pas kiezen als je weet wat je wilt. Wat wil ikprivé en op mijn werk? Wat wordt er van mij verwacht? Op welke resultaten kanik en mijn collega’s rekenen. Weten ontdek je door te kijken naar je eigenlijke functie. Wat hoort wel bij mij en wat niet.

WKO: Kiezen

Je weet precies wat je wilt en dan is het makkelijk om meteen betekenis te geven aan een vraag of verzoek. Hoort dit bij mij of niet. Kiezen gaat dan snel en makkelijk.

Als je dit vaker doet, merk je dat het steeds makkelijker en sneller gaat en je besluitvaardigheid enorm toeneemt. Soms schat je zelfs een situatie intuïtief in en geef je al antwoord voordat je erover nagedacht hebt. Er ontstaat veel meer overzicht en dat geeft rust en ruimte. Dit zijn de ideale omstandigheden om direct een besluit te nemen.

WKO: Organiseren
De stapel op je bureau en het aantal e-mails dat je in behandeling neemt (en eventueel daarna gaat prioriteren) is veel kleiner geworden. Dàt is pas effectief. Je hebt een veel kleinere ‘stapel’ en dat geeft al veel overzicht. Nu pas ga je organiseren en plannen: wat ga ik als eerste doen, wie heb ik er voor nodig en wanneer ga ik dit doen?

WetenKiezenOrganiseren levert je veel tijd op omdat je minder hoeft te doen. Ook zal het bijdragen aan een tevreden klant, collega en leidinggevende want je levert een resultaat op wat een ander van je verwacht. Het is namelijk precies dat wat bij jouw functie hoort.

WKO! levert je tijd, waardering en veel minder stress op. Als je wilt weten of WKO! bijdraagt aan jouw effectiviteit of aan de effectiviteit van jouw team, kies dan mijn mobiele nummer of e-mailadres en plan een afspraak. Ik kom op korte termijn langs om jou en je team te helpen effectiever te zijn, meer rust te hebben en de dingen te doen die belangrijk zijn.

Maak een afspraak voor coaching on the job voor meer effectiviteit, bel 06 47074484 of mail slim@werkxpres.nl

Johan Burghouts, werkXpres 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

mei 192011
 

Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau
Artikel

Heb je ook wel eens een volle inbox en een overvol bureau?Als dan ook nog je agenda vol staat met afspraken is er grote kans dat je het overzicht kwijtraakt en de stress toeneemt. Een situatie die we allemaal wel herkennen. Het effect hiervan is meestal dat je afspraken vergeet, deadlines niet haalt en geen tijd hebt om er echt voor je collega’s te zijn.

Vaak ontbreekt de tijd en soms het inzicht om naar de oorzaken te kijken.Want hoe komt het eigenlijk dat er zoveel mails, brieven en vragen naar je toekomen? Natuurlijk kun je de organisatie of collega’s met wie je werkt de schuld geven van alle onnodige mails die je krijgt. Of jezelf omdat het je niet lukt om overzicht te krijgen en te houden.

De veroorzakers van je volle inbox en bureau hebben grote invloed op elkaar.Dit zijn 5 belangrijke veroorzakers:

  1. Er is geen visie. Het ontbreken van een visie zorgt ervoor dat er geen richting is. Je weet dan niet vanuit welke intentie je kunt handelen. Handelen vanuit een visie geeft veel ruimte om de juiste beslissing te nemen.

    Als deze visie ontbreekt dan is het lastig om de juiste beslissing te nemen. Vooral voor die situaties die niet in het beleid of proces zijn vastgelegd. En in deze snelle veranderende wereld komen situaties waarin maatwerk gevraagd wordt steeds meer voor.

  2. Niemand weet wat er van je verwacht wordt. Als dit aan de hand is, ben je waarschijnlijk heel hard aan het werk zonder al te veel waardering. Zelf weet je niet welke resultaten van je verwacht worden.

    Je collega’s en klanten weten eigenlijk ook niet precies wat je wel en niet doet. Ook je leidinggevende kan niet duidelijk maken wat je bijdrage is in het team. Je doet maar wat en je inbox loopt vol met berichten en vragen die niet voor je bestemd zijn.

  3. Er worden geen keuzes gemaakt. Je kunt niet alles doen en iedereen tevreden houden. Zelfs als je 80 uur per week werkt blijf je achter de feiten aanlopen als je geen keuzes maakt. Soms werken we maar door en lijkt alles wat op ons afkomt erg belangrijk.

    Als je geen keuzes maakt dan handel je er ook na dat alles even belangrijk is. En liggen er steeds erg veel geeltjes op je bureau met dikke uitroeptekens!!

  4. We organiseren te ingewikkeld. Alle brieven, mails, vragen en afspraken moeten een plaats krijgen om te bewaren. Zodat we het niet vergeten en terug kunnen vinden.

    Er wordt te vaak een ingewikkeld systeem gebruikt met vele (sub)mappen, kleuren per actie, rijen met stapelbakjes en things to do lijsten. Meestal kosten deze systemen veel tijd om bij te houden en gebruiken we het al snel niet meer.

    En komen de stapels dossiers weer terug op ons bureau.

  5. De communicatie verloopt slecht. We sturen liever een mail dan een collega te bellen of te spreken. Een mail lijkt lekker veilig want je bent er niet bij als de ander je bericht leest. Het vele mailverkeer dat ontstaat na een onduidelijke vraag zorgt ervoor dat iedereen erg druk is met typen en lezen.

    Er ontstaat ergernis, mensen gaan zich indekken en ineens krijgen ook alle managers een cc-tje. Het kost dan veel tijd om de geest weer in de fles te krijgen. Een simpel telefoontje had dit kunnen voorkomen.

Johan Burghouts, werkXpres 

Lees ook artikel dat oplossingen aanreikt voor deze problemen.

Leeg bureau en leeg hoofd? Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 

 

 

 

 

 

 

 

feb 182011
 

Doe alles op tijd en je hebt geen overwerk
Artikel

Overwerk is volgens de Dikke van Dalen: het werk boven het gewone. Maar wat is dan het gewone werk? Uit recent onderzoek door arbeidsdeskundigen blijkt dat hoe langer de arbeidstijd, hoe schadelijker voor de gezondheid van werknemers.

  • Een op de vier werknemers met 60 of meer uur arbeidsuren per week lijdt aan slaapstoornissen.

  • 30 tot 60% van alle fulltime medewerkers met 35 tot 44 arbeidsuren per week bleek rugklachten te hebben.

  • Bijna een op de tien werknemers met meer dan 60 arbeidsuren per week klaagt over hartklachten.

Wat ik opmaak uit gesprekken met klanten is dat zij overwerken omdat ze anders het werk niet afkrijgen. Het blijkt dat ze het lastig vinden om prioriteiten te stellen, de tijd te nemen om eens goed te bekijken wat er echt belangrijk is. Ook vinden ze het lastig om nee te zeggen tegen een collega of leidinggevende. Missers die juist zorgen voor meer overwerk:

  • Harder en langer werken om het af te krijgen. Wat je doet is je aandacht en tijd richten op de symptomen en niet kijkt naar de oorzaak van dat vele werk. Je blijft dus druk en krijgt het steeds drukker met de verkeerde dingen.

  • Werk mee naar huis nemen. …..Als ik het thuis bekijk dan krijg ik tijd of houd tijd over….. Intussen neem genoegen met minder rust, tijd en aandacht voor jezelf, je partner en gezin.

Stel je eens voor dat je zou kunnen kiezen over je wel of niet overwerkt. En dat je zonder overwerk alle afspraken nakomt en resultaten bereikt. De mensen die dit kunnen, weten vaak precies wat er van hen verwacht wordt. En ze weten wat wel en niet belangrijk is waardoor ze snel een besluit kunnen nemen en tijd over houden.

Hoe doen ze dat? Het heeft allemaal te maken met hun mindset: ze weigeren eenvoudig te geloven dat alle vragen en alle informatie die op hen afkomt even belangrijk zijn. En zij hebben voor zichzelf vastgesteld wat wel en niet van belang is.

5 manieren om meer tijd te krijgen en niet meer over te werken:

1. Afspraken in je agenda checken: In jouw agenda staan nu waarschijnlijk ook al afspraken. De afspraken die in je agenda staan, zijn een effect van keuzes die je eerder gemaakt hebt. Om je effectiviteit te vergroten en baas te worden over jouw agenda is het gewenst om deze bestaande afspraken te toetsen. Zodat je opnieuw kijkt en beoordeelt of dit nog past bij wat jij echt belangrijk vindt. Om dat te bereiken, volg je de volgende stappen:

2. Zet in je agenda alleen afspraken die tijdgebonden zijn: Laat alleen die afspra ken in je agenda staan die ook echt tijdgebonden zijn. Dus afspraken die echt op dat tijdstip en dag (moeten) plaatsvinden. Zet acties en afspraken die ook op een andere dag kunnen op een actielijst en niet in je agenda.

3. Beschrijf je afspraken als een actie. Dus schrijf in je agenda: ‘bellen met Petra over druivenplukken’ in plaats ‘contact met Petra ‘. Als je jouw afspraak later te rug ziet, weet je meteen weer wat je moet doen. En hoef er niet over na te den ken wat je bedoelde met die aantekening in je agenda. Daarmee is het in 1 keer raak.

4. Vergroot je creativiteit en effectiviteit met schaarste: Schaarste aan tijd geeft creativiteit. Stel je voor dat een collega je een vraag stelt. Deze collega vraagt (per mail) aan jou of je volgende week dinsdag een presentatie wilt houden. Je denkt: ‘oh, ik moet dit voor volgende week dinsdag af hebben’, de kans is dan groot dat bij die gedachte weinig energie en creativiteit vrij komt.

Draai het daarom eens om en stel jezelf de vraag: Wat zou ik doen als ik nog 10 minuten heb om deze vraag te beantwoorden? Je onbewuste gaat je nu helpen om het antwoord te krijgen. Je zult versteld staan waartoe je in staat bent binnen 10 minuten tijd. Het bijkomende effect is dat je er mee klaar bent en niet nog dagen rondloopt met de gedachte (en stress) dat je dit nog moet doen. Wil je dus veel doen; werk dan minder!

5. Denk relationeel: neem afstand en kijk wat je eigenlijk aan het doen bent: Het relationeel werken kun je ook zien in het voorbeeld van de meubelmaker.

De meubelmaker maakte in vijf dagen, 5 stoelen. Na een enige weken moest hij zes dagen werken om deze 5 stoelen te kunnen maken. Zijn buurman kwam eens kij ken en vroeg aan de meubelmaker hoe het ging. De meubelmaker vertelde dat hij meer tijd nodig had om de 5 stoelen te maken.

De buurman bekeek eens het gereedschap van de meubelmaker en zag dat de beitels bot waren. Toen hij voorstelde om het gereedschap te slijpen, antwoordde de meubelmaker dat hij daar voor geen tijd had…

De meubelmaker kiest er voor om over te werken om zijn productie te halen. Terwijl het gereedschap slijpen veel effectiever blijkt te zijn. Door kritisch te bekijken wat je doet, of een ander hulp te vragen, krijg je inzicht in welk gereedschap geslepen kan worden. WerkXpres kiest voor effectief werken en niet voor overwerken.

Johan Burghouts, werkXpres 

werkXpres -> Nooit meer overwerken? Klik hier

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484