mei 192011
 

Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau
Artikel

Heb je ook wel eens een volle inbox en een overvol bureau?Als dan ook nog je agenda vol staat met afspraken is er grote kans dat je het overzicht kwijtraakt en de stress toeneemt. Een situatie die we allemaal wel herkennen. Het effect hiervan is meestal dat je afspraken vergeet, deadlines niet haalt en geen tijd hebt om er echt voor je collega’s te zijn.

Vaak ontbreekt de tijd en soms het inzicht om naar de oorzaken te kijken.Want hoe komt het eigenlijk dat er zoveel mails, brieven en vragen naar je toekomen? Natuurlijk kun je de organisatie of collega’s met wie je werkt de schuld geven van alle onnodige mails die je krijgt. Of jezelf omdat het je niet lukt om overzicht te krijgen en te houden.

De veroorzakers van je volle inbox en bureau hebben grote invloed op elkaar.Dit zijn 5 belangrijke veroorzakers:

  1. Er is geen visie. Het ontbreken van een visie zorgt ervoor dat er geen richting is. Je weet dan niet vanuit welke intentie je kunt handelen. Handelen vanuit een visie geeft veel ruimte om de juiste beslissing te nemen.

    Als deze visie ontbreekt dan is het lastig om de juiste beslissing te nemen. Vooral voor die situaties die niet in het beleid of proces zijn vastgelegd. En in deze snelle veranderende wereld komen situaties waarin maatwerk gevraagd wordt steeds meer voor.

  2. Niemand weet wat er van je verwacht wordt. Als dit aan de hand is, ben je waarschijnlijk heel hard aan het werk zonder al te veel waardering. Zelf weet je niet welke resultaten van je verwacht worden.

    Je collega’s en klanten weten eigenlijk ook niet precies wat je wel en niet doet. Ook je leidinggevende kan niet duidelijk maken wat je bijdrage is in het team. Je doet maar wat en je inbox loopt vol met berichten en vragen die niet voor je bestemd zijn.

  3. Er worden geen keuzes gemaakt. Je kunt niet alles doen en iedereen tevreden houden. Zelfs als je 80 uur per week werkt blijf je achter de feiten aanlopen als je geen keuzes maakt. Soms werken we maar door en lijkt alles wat op ons afkomt erg belangrijk.

    Als je geen keuzes maakt dan handel je er ook na dat alles even belangrijk is. En liggen er steeds erg veel geeltjes op je bureau met dikke uitroeptekens!!

  4. We organiseren te ingewikkeld. Alle brieven, mails, vragen en afspraken moeten een plaats krijgen om te bewaren. Zodat we het niet vergeten en terug kunnen vinden.

    Er wordt te vaak een ingewikkeld systeem gebruikt met vele (sub)mappen, kleuren per actie, rijen met stapelbakjes en things to do lijsten. Meestal kosten deze systemen veel tijd om bij te houden en gebruiken we het al snel niet meer.

    En komen de stapels dossiers weer terug op ons bureau.

  5. De communicatie verloopt slecht. We sturen liever een mail dan een collega te bellen of te spreken. Een mail lijkt lekker veilig want je bent er niet bij als de ander je bericht leest. Het vele mailverkeer dat ontstaat na een onduidelijke vraag zorgt ervoor dat iedereen erg druk is met typen en lezen.

    Er ontstaat ergernis, mensen gaan zich indekken en ineens krijgen ook alle managers een cc-tje. Het kost dan veel tijd om de geest weer in de fles te krijgen. Een simpel telefoontje had dit kunnen voorkomen.

Johan Burghouts, werkXpres 

Lees ook artikel dat oplossingen aanreikt voor deze problemen.

Leeg bureau en leeg hoofd? Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484