okt 292016
 

Ik weet alles al maar doe het niet
Artikel

Ik ontmoet dagelijks mensen die minder stress willen en meer overzicht . En dan hoor ik regelmatig dat ze eigenlijk wel weten wat ze moeten doen om dit te bereiken maar het niet doen. Maar is het wel waar dat ze het echt weten? Je herkent het vast dat als je iets echt wil, het bijna altijd ook gebeurt. Je wilt het echt van binnenuit en dat geeft een enorme kracht en energie om te gaan doen wat je je hebt voorgenomen.

Deze wilskracht is precies wat nodig is als je je gedrag wilt veranderen. Want anders blijft het inderdaad bij de constatering: ik weet het wel maar doe het net. Maar dit is geen ‘weten’. Er is geen bewustzijn om het anders aan te pakken zodat je meer overzicht krijgt. Wat ik onder ‘weten‘ versta is dat je het echt beheerst. Dat betekent dat je je steeds bewust bent van hoe je iets doet en hoe dit anders kan. Dan pas kun je met recht zeggen dat je het weet. Je gaat het dan als vanzelf ook doen.

Prikkel je bewustzijn en je zult veel meer effect hebben van alles wat je al weet. Dit kun je op een praktische manier doen. Wat je nodig hebt, zijn handige reminders die jou helpen om het potentieel dat je al in je hebt, te gebruiken.

5 reminders om te doen wat je al weet:

1. Zet nu in je agenda: doen wat ik al weet.
Weet je bijvoorbeeld hoe je je bureau of inbox slim opruimt en niets vergeet? Plan dan nu in je agenda: 1 uur per 2 weken; bureau en inbox opruimen. Of als je al weet hoe je meer invloed krijgt zodat je sneller en makkelijker je resultaat bereikt? Zet dan nu in je agenda 1x per week: nadenken en actie nemen om invloed te vergroten. Ben je bewust van wat je weet en plan dit zodat je het niet vergeet!

2. Vraag hulpVrienden, collega’s, familie willen jou vast graag helpen om je eraan te herinneren wat je nog niet doet (en wel weet). Vraag hun hulp; zij kunnen kritisch zijn en jou op een leuke en confronterende manier helpen om te doen wat je al weet. Je bent toch eigenwijs? Want je weet het toch al? Waarom doe je het dan niet? Wat houdt je tegen? Prima vragen of opmerkingen die je nodig hebt om het echt te gaan doen. Als je het zelf wilt doen kan dat ook; plan dan deze vragen aan jezelf in je agenda.

3. Zet iets (geks) op je bureau of werkplek
Kies een voorwerp, tekst of foto die jou helpen te herinneren om op een andere manier te werken. Iedere keer als je het door jou gekozen voorwerp ziet, wordt je weer bewust van wat je je hebt voorgenomen. Je kunt ook iets geks kiezendat veel reactie van anderen oproept. Iedere keer als iemand dan vraagt naar het voorwerp krijg jij de kans om erover te vertellen en je te committeren aan wat je wilde doen.

4. Maak je chaos zichtbaar
Maak een taak aan of plan in je agenda (terugkerend): chaos meten. Vervolgens stel je een norm vast wanneer je bureau of inbox ‘chaos’ is. Een voorbeeld is de hoogte van alle dossiers die op je bureau liggen. Leg de dossiers op een stapel en als deze hoger is dan 1 meter (jouw definitie van chaos), ga je opruimen. Wees creatief en bedenk jouw definitie van chaos. Erg leuk om dit samen met collega’s te doen!

5. Doe het nu! Anders wordt het weer iets wat je wel weet maar niet doet!!
Ga het doen! Ik hoor graag van je of het werkt.

Johan Burghouts, werkXpres 

 Ga het nu doen! Maak een afspraak voor coaching on the job


werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress

Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

dec 052011
 

Je doet meer in minder tijd wanneer je zonder stress naar je werk of naar huis gaat.  ‘Een schone lei’ en een ‘opgeruimd gevoel’  zijn woorden die we gebruiken wanneer we lekker in ons vel zitten en het overzicht hebben. In 5 stappen kun je dit bereiken.

1. Stel je doel vast
Wat verwachten anderen van jou? Wat vindt je zelf belangrijk en nodig? Hoe zie je jezelf of je team over enkele jaren? Wat zijn belangrijke waarden voor jou en je collega’s? Wat wil je dit jaar doen?

Stel jezelf deze vragen want zonder (persoonlijke) visie wordt het erg lastig om een duidelijk doel te stellen. Bij een organisatie zonder visie kunnen de mensen niet effectief werken omdat ze niet weten waar zij of de organisatie naar toe wil. De bovenstaande vragen kunnen je helpen om dit helder te krijgen. Je kunt dit aanvullen met een opsomming van je talenten. Waar ben je goed in en waarvoor kunnen anderen een beroep op je doen? Door dit helder van jezelf te weten, kun je makkelijker kiezen wat je wel en niet gaat doen

2. Maak je profiel duidelijk
Je kunt je effectiviteit versterken door ook anderen te laten weten wat je rol is. Want je mag niet verwachten van je collega’s dat zij precies weten waar jij op aanspreekbaar bent, als je dat zelf net pas weet. Je rol of profiel, dat je zelf duidelijk hebt omschreven in de eerste stap, ga je nu ook delen met collega’s. Want als zij precies weten wat ze van je kunnen verwachten, helpt dat jou én hen om beter te functioneren. Het wordt voor je collega’s ineens veel duidelijker waarmee jij hen kunt helpen en vooral ook waarmee ze jou kunnen helpen.

3. Maak keuzes
Voor perfectionisten is het soms lastig te onderkennen dat je niet alles kunt doen. Maar het is echt zo: je kunt niet alles doen. Als je alles probeert te doen, is het resultaat meestal middelmatig tot slecht. Daarnaast kan het zijn dat je alles doet maar je niet afvraagt OF je het wel moet doen. Waardoor je teveel werk hebt en tijd tekort komt. Dat leidt tot overwerk en stress. Bewust keuzes maken vergroot je effectiviteit want je staat even stil bij alles wat er op je afkomt

Op ons werk vinden we het heel normaal dat alles wat op ons bureau of inbox komt ook voor ons is. Dat is niet zo. Soms lijkt het zo te horen omdat je niet precies weet wat er van je verwacht wordt. Doordat je nu weet wat ervan je verwacht wordt, is het veel eenvoudiger om te kiezen.

4. Organiseer handig
Als je regelmatig iets vergeet, er lang over doet om iets terug te vinden en simpele handelingen steeds weer herhaalt, dan is er nog veel winst te halen. Bekijk de manier waarop je werkt eens van een afstand en vraag je af hoe je het slimmer zou kunnen organiseren (als je de tijd ervoor zou hebben). Vaak weet je al hoe het beter kan maar gun je jezelf niet de tijd om het op te lossen. Deze investering in tijd verdien je direct terug doordat je betrouwbaarder wordt, sneller werkt en meer overzicht krijgt. Neem dus de tijd als je weet wat je moet doen!

De vuistregels van een effectief systeem

  • noteer alleen tijd-gebonden afspraken in je agenda
  • niet-tijdgebonden afspraken of acties noteer je op een actielijst
  • zet je archief op grijpafstand vanaf je werkplek (zodat je direct iets kunt pakken of opbergen)
  • leg alleen het dossier waar je mee bezig bent op je bureau (focus op één ding vergroot je productiviteit)
  • bekijk maximaal 1-2 keer per dag je mails

5. Communiceer met je collega’s
Om andere collega’s ook te laten profiteren van deze positieve effecten is het belangrijk om elkaar te ontmoeten en te inspireren. Je hebt nu meer tijd en rust dus alle gelegenheid om de collega’s waar je mee samenwerkt echt te spreken en jullie visie en ideeën uit te wisselen. Hier ontstaat nieuwe creativiteit die de organisatie en iedereen die er werkt veel profijt kan opleveren. Deze inspiratie geeft veel nieuwe energie en trekt andere positieve acties aan. De organisatie wordt daardoor een steeds mooiere plek waardoor je steeds met plezier en energie naar je werk gaat!

Breng deze stappen nu in de praktijk en maak een afspraak voor coaching on the job

Johan Burghouts, werkXpres 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

aug 232011
 

Artikel Minder stress door meer invloed

Stel je voor dat je overzicht hebt, je werk onder controle hebt en altijd tijd lijkt te hebben voor anderen. Je bent een effectief persoon met veel invloed. Je handelt in het nu, hebt focus op jezelf, neemt actie, neemt risico en handelt naar de feiten. Je bent ervan overtuigd dat dit de beste houding is om effectief te werken. En daarmee meer te kunnen betekenen voor jezelf en anderen. De praktijk overtuigt jou en de mensen om je heen van het gelijk van deze overtuigingen.

Je hebt zeven belangrijke overtuigingen om je invloed te vergroten. Deze overtuigingen kunnen iedereen helpen om om de effectiviteit te vergroten en meer te kunnen betekenen voor jezelf en anderen. Als je handelt vanuit deze overtuigingen zul je sneller je resultaat bereiken.

Overtuiging 1: De basishouding geeft echt contact
De basishouding is de start om met de ander in contact te komen. Er zijn drie kenmerken die typerend zijn voor de basishouding (de drie C’s):
Centreer: ik ben in balans. Je bent aanwezig en ervaart rust in je lijf en in je hoofd.
Contact: ik voel me betrokken, ik sta open en luister, heb aandacht voor de ander.
Chemie: alles wat er gebeurt beschouw ik als positieve informatie, nieuwsgierig.

Overtuiging 2. Als ik verander, verandert de ander
Bereid zijn om kritisch naar jezelf te kijken. Openstaan voor feedback. Openstaan voor veranderingen. Vaststellen wat jouw rol en bijdrage is in het geheel. Een vraag die helpt om dit te verduidelijken is: Wat ik kan (anders) doen?

Overtuiging 3. Problemen bestaan niet
Zie mogelijkheden en denk niet in problemen. Ga ervan uit dat er een oplossing is. Zolang je kunt praten over een probleem, is het probleem er op dat moment niet. Deel je ervaringen en ideeën met anderen en staat open ideeën voor anderen en handel in het nu.

Overtuiging 4. Het spel bepaalt mijn actie en mijn actie maakt het spel
Ben niet afwachtend maar juist actief in het spel. Speel in op wat er gebeurt, benoem en deel successen met anderen en geef complimenten. Spreek verwachtingen uit en stem deze af met anderen.

Overtuiging 5. Ontwikkelen gaat alleen door risico nemen
Neem risico en initiatief en ga ervan uit dat een besluit nemen beter is dan afwachten (wat iets anders is dan bewust wachten).

Overtuiging 6. Feiten zijn waar, meningen zijn meningen
Ken de feiten en zie het verschil tussen een feit en een mening. Geef anderen feedback over hun mening en handel op basis van feiten. Benoem en deel het inzicht tussen feiten en meningen. Kinderen zijn erg goed in staat door het stellen van de Waarom-vraag, de meningen van de feiten te scheiden.

Overtuiging 7. Fouten zijn fantastisch
Geef jezelf en anderen de kans om te leren. Erkennen en leren van fouten is een prachtige manier om jezelf en je organisatie te ontwikkelen. Het voordeel van het (h)erkennen van een fout is dat je blijkbaar samen weet hoe het wel moet. En dat is in veel bedrijven nog steeds niet duidelijk. Iemand die een fout maakt en dat erkent is een sieraad voor de omgeving. Ontwikkeling gaat sneller door het maken, bespreken en leren van fouten.

Kies vandaag nog een overtuiging die je aanspreekt en handel de komende tijd vanuit deze overtuiging. Het maakt niet uit welke je kiest want je zult direct merken dat je invloed toeneemt. Het voordeel hiervan is dat je meer controle en overzicht krijgt. De grip op je werk neemt onmiddellijk toe en alles zal makkelijker gaan. Je krijgt meer tijd voor alles wat van belang voor je is.

Johan Burghouts, werkXpres

Versterk direct je invloed en maak een afspraak voor coaching on the job

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

 

jul 222011
 

Empty head: maak in 3 stappen je hoofd leeg
Artikel

 

Een vol hoofd, een rommelig bureau en een volle inbox leiden je continue af. Een vol hoofd is een hoofd gevuld met hinderlijke gedachten. Dat zijn gedachten waar je last van hebt want ze komen ineens op terwijl je iets anders aan het doen bent. Het gevoel dat je deze gedachte niet mag vergeten, veroorzaakt stress.

Een empty head is een hoofd zonder deze hinderlijke gedachten en heeft veel voordelen. In het artikel Empty head maakt je productiever worden de zes voordelen genoemd van een empty head. De voordelen nog even op een rij:

1. Je ervaart meer ruimte en je krijgt meer rust
2. Je werkt vanuit een gevoel van vrijheid
3. Je hebt meer overzicht
4. Het contact met anderen verloopt makkelijker en je bereikt sneller resultaat
5. Je productiviteit neemt toe en je doet meer in minder tijd
6. Je benut het potentieel van je creativiteit en je ziet sneller een oplossing

De drie stappen naar een empty head

Stap 1  Schrijf hinderlijke gedachten op
Ga op een rustige plek zitten, pak pen en papier en schrijf alle gedachten op die lijken op toezeggingen, afspraken, plannen, ideeën, nog te doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: uitzoeken andere inboedelverzekering, collega memo toesturen of auto wassen. Schrijf net zo lang op tot deze gedachten niet meer in je opkomen. Het doel hiervan is om jouw hinderlijke gedachten op te schrijven en een start te maken met een ‘onthoudsysteem’ buiten je hoofd. Deze gedachtelijst wordt deel van jouw systeem buiten jouw hoofd. Op een door jou gekozen moment handel je deze actie of gedachtelijst af. Zo vergeet je niets en heb je rust in je hoofd.

Stap 2  Leeg je werkplek
Een lege werkplek, een opgeruimde keuken, een overzichtelijke tafel, geeft rust in je hoofd. Je wordt niet steeds afgeleid door papieren, speelgoedbeestjes, stapels dossiers of memoblaadjes. Verzamel alles wat op jouw werkplek, bureau of tafel ligt en stop dat in een doos. In het volgende stap zie je dat deze verzameldoos jouw bakje-in wordt. In de toekomst gooi je voortaan in eerste instantie alles hierin. Doel is om een lege werkplek te maken en daarna te ordenen op belangrijkheid en prioriteit.

Stap 3  Ontspan je
Een goede ontspanning helpt om je hoofd leeg te maken. Waarschijnlijk weet je al en heb je zelf al gemerkt wat jou helpt om te ontspannen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan wandelen in de pauze, sporten, lezen, puzzelen, fietsen, naar de koffie-automaat lopen, houthakken, yoga, tuinieren of afwassen. Als je dit herkent, gebruik dan ook die momenten om jouw hoofd leeg te maken.  Doel van de ontspanning is om een empty head zonder stress te beleven.

Deze 3 stappen kun je op ieder moment doen dat je het nodig hebt. Kies ervoor om je hoofd regelmatig leeg te maken en daardoor op een ontspannen manier meer te doen in minder tijd. En nog meer te genieten van het grotere geheel waar je deel van uitmaakt zoals je organisatie, de receptie die je bezoekt of de vergadering waaraan je deelneemt. Als je echt aanwezig bent, weet je alles en hoef je niets te onthouden.

Johan Burghouts, werkXpres 

Maak je hoogd nu leeg met blijvend resultaat -> Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 | Saskia van de Laak 0649352030

jun 282011
 

Meer resultaat met minder mails!
Artikel

De vakantie staat voor de deur en er moet nog zoveel gebeuren. Je bent medewerker of leidinggevende en het lijkt soms wel alsof iedereen net voor de vakantie nog wat van je wilt weten. De inbox stroomt vol, in het postvak liggen stapels en in je agenda staan veel afspraken. Eén van de manieren waarop je dit kunt afhandelen is overwerken, minder naar klanten gaan of laten liggen tot na je vakantie. Een effectieve mogelijkheid is om voor je vakantie de te tijd te nemen om je e-mail verkeer te organiseren. Dat is iets wat je direct kunt doen en je veel tijd zal opleveren.

Mensen vinden het vaak lastig om de te tijd nemen om na te denken over hoe ze weer alles handig opgeruimd krijgen. Want het is al zo druk en de agenda staat vol met afspraken. Ik spreek regelmatig mensen die op een handige manier de e-mails die bij hen binnenkomen, behandelen en indelen in mappen.

En dan zijn er natuurlijk ook nog de mensen die met geen van beide moeite hebben. Ze organiseren en bewaren hun mails op een handige manier en kiezen eenvoudig de belangrijkste e-mails waar ze prioriteit aan geven. Hoe doen ze dat? Het heeft allemaal te maken met hun mindset. Dit werkt ook voor jou als je denkt en handelt vanuit jouw nieuwe mindset:

1. Weiger te geloven dat alle mails die in je inbox komen ook voor jou bedoeld zijn
Vaak is het zo dat we door drukte en de hoeveelheid mail die op ons afkomen,snel antwoord geven zodat alle mailtjes en vragen afgehandeld zijn. Dat geeft een lekker gevoel en versterkt het idee dat je gewerkt hebt. Toch ben je dan niet goed bezig want je doet niets aan het wegnemen van de oorzaak van al die mailtjes en geeltjes die naar jou toekomen. Handel vanuit een kritische mindset. Zorg ervoor dat je alleen nog ‘gouden’ e-mails stuurt en ontvangt.

2. Ga er nooit vanuit dat een e-mail urgent is en direct behandeld moet worden
Brand! Brand! Een e-mail met deze tekst in het onderwerp heb ik eens als manager naar mijn afdeling gestuurd. Het doel hiervan was om duidelijk te maken dat een e-mail nooit urgent kan zijn. Als mensen je echt direct nodig hebben, komen ze naar je kantoor of je wordt gebeld.

3. Een mail maken, lezen, verwerken en beantwoorden is géén werk
Soms lijkt het net werk en zijn we een groot deel van de dag bezig met e-mails. In onze functiebeschrijving staat nooit iets over het behandelen van e-mails. En toch spenderen we er zoveel tijd aan. Zolang jij veel e-mails blijft versturen, hebben je collega’s het ook erg druk met e-mails. En dan zitten we allemaal de hele dag achter de PC en hebben we geen tijd voor onze klanten. Stop ermee!

4. Jij bepaalt wanneer je de mail behandelt
De afzender bepaalt op welk moment je een e-mail ontvangt. Deze afzender is druk bezig om de letters van het alfabet in een bepaalde volgorde te zetten en drukt dan op verzenden. Jij bepaalt wanneer je de e-mail behandelt. Het is niet effectief om dit direct te doen op het moment dat de mail binnenkomt in je inbox+. Behandel je mails 1 of 2x per dag op het door jou gekozen moment en je doet veel meer in minder tijd.

5. Raak een mail maar 1 keer aan
Per mail neem je een besluit wat je ermee gaat doen: antwoorden, plannen, delegeren of verwijderen. Je bekijkt per mail wat je actie is en deze ga je doen of plan je in. De mail zelf geef je een plek in jouw digitale mappensysteem. Daar staan geen mappen ‘nog te doen’ of ‘in behandeling’. Want je hebt besloten wat je actie is en deze heb je gepland of direct gedaan. De mail komt dus in de map van een project, klant of dossiernummer. De mail blijft niet in je inbox staan!

Door deze stappen toe te passen ga je binnen korte tijd veel minder tijd besteden aan je e-mail. Tijd die je kunt gebruiken om je bureau leeg te maken, de laatste administratie weg te werken of je werk over te dragen aan je collega zodat je met een gerust hart met vakantie kunt gaan.

Johan Burghouts, werkXpres 

Meer resultaat en minder mails? Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484