okt 292016
 

Ik weet alles al maar doe het niet
Artikel

Ik ontmoet dagelijks mensen die minder stress willen en meer overzicht . En dan hoor ik regelmatig dat ze eigenlijk wel weten wat ze moeten doen om dit te bereiken maar het niet doen. Maar is het wel waar dat ze het echt weten? Je herkent het vast dat als je iets echt wil, het bijna altijd ook gebeurt. Je wilt het echt van binnenuit en dat geeft een enorme kracht en energie om te gaan doen wat je je hebt voorgenomen.

Deze wilskracht is precies wat nodig is als je je gedrag wilt veranderen. Want anders blijft het inderdaad bij de constatering: ik weet het wel maar doe het net. Maar dit is geen ‘weten’. Er is geen bewustzijn om het anders aan te pakken zodat je meer overzicht krijgt. Wat ik onder ‘weten‘ versta is dat je het echt beheerst. Dat betekent dat je je steeds bewust bent van hoe je iets doet en hoe dit anders kan. Dan pas kun je met recht zeggen dat je het weet. Je gaat het dan als vanzelf ook doen.

Prikkel je bewustzijn en je zult veel meer effect hebben van alles wat je al weet. Dit kun je op een praktische manier doen. Wat je nodig hebt, zijn handige reminders die jou helpen om het potentieel dat je al in je hebt, te gebruiken.

5 reminders om te doen wat je al weet:

1. Zet nu in je agenda: doen wat ik al weet.
Weet je bijvoorbeeld hoe je je bureau of inbox slim opruimt en niets vergeet? Plan dan nu in je agenda: 1 uur per 2 weken; bureau en inbox opruimen. Of als je al weet hoe je meer invloed krijgt zodat je sneller en makkelijker je resultaat bereikt? Zet dan nu in je agenda 1x per week: nadenken en actie nemen om invloed te vergroten. Ben je bewust van wat je weet en plan dit zodat je het niet vergeet!

2. Vraag hulpVrienden, collega’s, familie willen jou vast graag helpen om je eraan te herinneren wat je nog niet doet (en wel weet). Vraag hun hulp; zij kunnen kritisch zijn en jou op een leuke en confronterende manier helpen om te doen wat je al weet. Je bent toch eigenwijs? Want je weet het toch al? Waarom doe je het dan niet? Wat houdt je tegen? Prima vragen of opmerkingen die je nodig hebt om het echt te gaan doen. Als je het zelf wilt doen kan dat ook; plan dan deze vragen aan jezelf in je agenda.

3. Zet iets (geks) op je bureau of werkplek
Kies een voorwerp, tekst of foto die jou helpen te herinneren om op een andere manier te werken. Iedere keer als je het door jou gekozen voorwerp ziet, wordt je weer bewust van wat je je hebt voorgenomen. Je kunt ook iets geks kiezendat veel reactie van anderen oproept. Iedere keer als iemand dan vraagt naar het voorwerp krijg jij de kans om erover te vertellen en je te committeren aan wat je wilde doen.

4. Maak je chaos zichtbaar
Maak een taak aan of plan in je agenda (terugkerend): chaos meten. Vervolgens stel je een norm vast wanneer je bureau of inbox ‘chaos’ is. Een voorbeeld is de hoogte van alle dossiers die op je bureau liggen. Leg de dossiers op een stapel en als deze hoger is dan 1 meter (jouw definitie van chaos), ga je opruimen. Wees creatief en bedenk jouw definitie van chaos. Erg leuk om dit samen met collega’s te doen!

5. Doe het nu! Anders wordt het weer iets wat je wel weet maar niet doet!!
Ga het doen! Ik hoor graag van je of het werkt.

Johan Burghouts, werkXpres 

 Ga het nu doen! Maak een afspraak voor coaching on the job


werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress

Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

dec 052011
 

Je doet meer in minder tijd wanneer je zonder stress naar je werk of naar huis gaat.  ‘Een schone lei’ en een ‘opgeruimd gevoel’  zijn woorden die we gebruiken wanneer we lekker in ons vel zitten en het overzicht hebben. In 5 stappen kun je dit bereiken.

1. Stel je doel vast
Wat verwachten anderen van jou? Wat vindt je zelf belangrijk en nodig? Hoe zie je jezelf of je team over enkele jaren? Wat zijn belangrijke waarden voor jou en je collega’s? Wat wil je dit jaar doen?

Stel jezelf deze vragen want zonder (persoonlijke) visie wordt het erg lastig om een duidelijk doel te stellen. Bij een organisatie zonder visie kunnen de mensen niet effectief werken omdat ze niet weten waar zij of de organisatie naar toe wil. De bovenstaande vragen kunnen je helpen om dit helder te krijgen. Je kunt dit aanvullen met een opsomming van je talenten. Waar ben je goed in en waarvoor kunnen anderen een beroep op je doen? Door dit helder van jezelf te weten, kun je makkelijker kiezen wat je wel en niet gaat doen

2. Maak je profiel duidelijk
Je kunt je effectiviteit versterken door ook anderen te laten weten wat je rol is. Want je mag niet verwachten van je collega’s dat zij precies weten waar jij op aanspreekbaar bent, als je dat zelf net pas weet. Je rol of profiel, dat je zelf duidelijk hebt omschreven in de eerste stap, ga je nu ook delen met collega’s. Want als zij precies weten wat ze van je kunnen verwachten, helpt dat jou én hen om beter te functioneren. Het wordt voor je collega’s ineens veel duidelijker waarmee jij hen kunt helpen en vooral ook waarmee ze jou kunnen helpen.

3. Maak keuzes
Voor perfectionisten is het soms lastig te onderkennen dat je niet alles kunt doen. Maar het is echt zo: je kunt niet alles doen. Als je alles probeert te doen, is het resultaat meestal middelmatig tot slecht. Daarnaast kan het zijn dat je alles doet maar je niet afvraagt OF je het wel moet doen. Waardoor je teveel werk hebt en tijd tekort komt. Dat leidt tot overwerk en stress. Bewust keuzes maken vergroot je effectiviteit want je staat even stil bij alles wat er op je afkomt

Op ons werk vinden we het heel normaal dat alles wat op ons bureau of inbox komt ook voor ons is. Dat is niet zo. Soms lijkt het zo te horen omdat je niet precies weet wat er van je verwacht wordt. Doordat je nu weet wat ervan je verwacht wordt, is het veel eenvoudiger om te kiezen.

4. Organiseer handig
Als je regelmatig iets vergeet, er lang over doet om iets terug te vinden en simpele handelingen steeds weer herhaalt, dan is er nog veel winst te halen. Bekijk de manier waarop je werkt eens van een afstand en vraag je af hoe je het slimmer zou kunnen organiseren (als je de tijd ervoor zou hebben). Vaak weet je al hoe het beter kan maar gun je jezelf niet de tijd om het op te lossen. Deze investering in tijd verdien je direct terug doordat je betrouwbaarder wordt, sneller werkt en meer overzicht krijgt. Neem dus de tijd als je weet wat je moet doen!

De vuistregels van een effectief systeem

  • noteer alleen tijd-gebonden afspraken in je agenda
  • niet-tijdgebonden afspraken of acties noteer je op een actielijst
  • zet je archief op grijpafstand vanaf je werkplek (zodat je direct iets kunt pakken of opbergen)
  • leg alleen het dossier waar je mee bezig bent op je bureau (focus op één ding vergroot je productiviteit)
  • bekijk maximaal 1-2 keer per dag je mails

5. Communiceer met je collega’s
Om andere collega’s ook te laten profiteren van deze positieve effecten is het belangrijk om elkaar te ontmoeten en te inspireren. Je hebt nu meer tijd en rust dus alle gelegenheid om de collega’s waar je mee samenwerkt echt te spreken en jullie visie en ideeën uit te wisselen. Hier ontstaat nieuwe creativiteit die de organisatie en iedereen die er werkt veel profijt kan opleveren. Deze inspiratie geeft veel nieuwe energie en trekt andere positieve acties aan. De organisatie wordt daardoor een steeds mooiere plek waardoor je steeds met plezier en energie naar je werk gaat!

Breng deze stappen nu in de praktijk en maak een afspraak voor coaching on the job

Johan Burghouts, werkXpres 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

sep 292011
 

Voorkom nieuwe troep. Werk anders!
Artikel

Nú een actie nemen om in de toekomst een situatie te voorkomen, zorgt ervoor dat je steeds meer tijd krijgt en alleen nog maar belangrijke mails, brieven en vragen ontvangt. Want als je niet een tweede keer een verkeerde mail wilt krijgen of thuis nog een keer die saaie klus wilt doen, denk dan goed na. Neem de tijd en bekijk wat je kunt doen om de oorzaak of bron van wat naar je toekomt weg te nemen.

Als je anders wilt werken, met meer overzicht en betere resultaten voor jou en de mensen waar je mee samenwerkt, ga dan altijd terug naar de bron. Dus als je een mail van iemand beantwoordt (inhoudelijk), geef dan ook meteen aan hoe je de volgende keer benaderd wilt worden. Even langs gaan om hetmondeling toe te lichten, werkt nog beter. De ander kan dan meteen reageren zodat de bedoeling voor beiden duidelijk is. Door uit te spreken wat je wilt, geef je de ander de mogelijkheid jouw ideale manier van werken te ondersteunen. Je geeft de ander de mogelijkheid om een betere samenwerking en een beter resultaat te creëren.

Vaak is het zo dat we door de drukte en de hoeveelheid mail die op ons afkomt, snel antwoord geven zodat alle mailtjes en vragen afgehandeld zijn. Dat geeft een lekker gevoel en versterkt het idee dat je gewerkt hebt. Toch ben je danniet goed bezig want je doet niets aan het wegnemen van de oorzaak van al die mailtjes en memoblaadjes die naar jou toekomen.

Kies ervoor om de tijd te nemen en terug te gaan naar de bron. Je hoeft daarvoor niet altijd naar de afzender te lopen; je kunt het ook in jouw reactie, in de mail of antwoord, aangeven. Het belangrijkste is dat de ander weet wat voor een effect het mailtje of de memo op jou heeft. Je maakt hem of haar ook duidelijk wat hij of zij anders kan doen om jouw resultaat en daarmee ook zijn of haar resultaat sneller te bereiken. Dat werkt vooral als je samenwerkt aan een gemeenschappelijk doel.
Als je dit doet dan zul je merken dat de hoeveelheid papier of mails afneemten dat je steeds vaker alleen nog berichten en vragen krijgt die ook echt voor jou zijn. Doen: haal de bron weg, niet de vlieg

De kwaliteit van de inhoud, het moment dat je ze krijgt en de duidelijkheid over wat de ander van jou verwacht zal sterk toenemen.Het resultaat hiervan is dat je duidelijk aangeeft wat je nodig hebt om op een effectieve en plezierige manier samen te werken. Je kiest dan niet meer voor harder of meer werken, maar anders werken. Nieuwe troep voorkomen? Werk anders!

Teveel mails? Ontvang alleen nog de echt belangrijke -> Maak een afspraak voor coaching on the job

Johan Burghouts, werkXpres

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484

aug 032011
 

Wie voor mij werkt is mijn vriend
Artikel

Krijg je het niet geregeld? Zoek vrienden!
Als professionele medewerker of leidinggevende op zoek naar meer resultaat heb je verschillende strategieën tot je beschikking. Je kunt bijvoorbeeld gaan overwerken, je kunt slimmer werken of harder werken. Maar deze strategieën werken niet altijd effectief en je wilt snel meer resultaat. Want structureel overwerk leidt tot lichamelijke klachten en harder werken betekent meestal meer stress en minder rust om tot nieuwe ideeën te komen. Slimmer werken kan wel heel effectief zijn. 
Een manier om dit te doen is vrienden maken. Vrienden maken in een organisatie is voor veel mensen een lastige opgave. Mensen vinden het lastig om een ander te vragen iets voor hen te doen. De ander zou kunnen denken dat je iets niet weet of zou het vervelend kunnen vinden om gestoord te worden door jou. Ook weet je vaak niet zeker of de ander wel tijd heeft. En stel dat de ander gaat twijfelen aan jouw professionaliteit.

Wie voor me werkt is mijn vriend
kan wel degelijk goed werken. Mensen die in een organisatie veel behulpzame collega’s hebben, krijgen veel voor elkaar. Het werkt vooral goed, als je een duidelijke vraag hebt voor je collega en vertelt waarom je tijd van deze collega vraagt.

Je potentiële vrienden warm laten lopen
1. Maak echt contact. Om van je collega een vriend te maken, is het belangrijk echt contact te maken. Maak tijd vrij om met oprechte aandacht een goed gesprek te hebben met je collega. Stel veel vragen en vraag door als je iets niet begrijpt. Zo krijg je inzicht in de denkwijze van je collega en weet je ook waarmee jij de ander kunt helpen. Toon interesse in wat je collega doet en ontdek wat zijn kwaliteiten zijn.

2. Vertel je collega over wat je te bieden hebt
. Geef je collega een compleet inzicht van jouw functie, taken en uitdagingen. En natuurlijk wie je als mens bent. Vertel ook wat je kwaliteiten zijn en waarmee jij anderen graag helpt.

3. 1+1=3.
Maak de verbinding tussen je doelen en de kwaliteiten van de collega. Neem je collega mee in je verhaal. Bespreek samen wat je van elkaar verwacht en hoe de collega betrokken wil worden bij het bereiken van jouw doel. Maak samen een planning waarbij de bijdrage van de collega zichtbaar is. Spreek met elkaar af hoe en wanneer jullie overleggen en communiceren.

4. Informeer je vriend over de voortgang en afspraken
. Je collega voelt zich serieus genomen, wordt door jou betrokken bij het resultaat en kan een echte bijdrage leveren. Je geeft dus een collega een kans om een wezenlijke bijdrage te leveren aan het gezamenlijk doel. Informeer regelmatig naar zijn voortgang en successen en je hebt er een vriend bij.

5. Denk ander(s).
Vrienden maken hoeft niet angstaanjagend te zijn. Gedachten die deze angst kunnen oproepen zijn bijvoorbeeld: ik val de ander lastig met mijn vraag, ik laat zien dat ik iets niet weet. Maar eigenlijk ben je dan teveel met jezelf en je eigen angst bezig, in plaats van met wat je de ander te geven hebt, de toegevoegde waarde die je kunt bieden. 
Hierbij wat ideeën over wat je zou kunnen denken: Collega’s – vooral als ze druk bezet zijn en nergens tijd voor hebben – zitten in feite te springen om nieuwe informatie en vragen. Ze hebben de tijd niet om zich op de hoogte te stellen van nieuwe ontwikkelingen. Daarvoor hebben ze mensen zoals jij nodig. Jij bent hun poort naar de andere afdeling of team, jij helpt ze om hun blik te verruimen. Door je collega niet serieus te nemen, onthoud je ze van de mogelijkheid om zich te vernieuwen, succesvol te zijn, te besparen. Je doet ze tekort.
Anders denken geeft veel ruimte om te kijken naar de mogelijkheden die er zijn om samen tot een resultaat te komen. Ga met deze gedachte eens je volgende gesprek in. Het enige angstige wat kan gebeuren is dat jij en je collega geen vriend worden. Maar dat zijn jullie nu ook al niet dus ….

Johan Burghouts, werkXpres 

Meer vrienden maken? Maak een afspraak voor coaching on the job

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

jun 282011
 

Meer resultaat met minder mails!
Artikel

De vakantie staat voor de deur en er moet nog zoveel gebeuren. Je bent medewerker of leidinggevende en het lijkt soms wel alsof iedereen net voor de vakantie nog wat van je wilt weten. De inbox stroomt vol, in het postvak liggen stapels en in je agenda staan veel afspraken. Eén van de manieren waarop je dit kunt afhandelen is overwerken, minder naar klanten gaan of laten liggen tot na je vakantie. Een effectieve mogelijkheid is om voor je vakantie de te tijd te nemen om je e-mail verkeer te organiseren. Dat is iets wat je direct kunt doen en je veel tijd zal opleveren.

Mensen vinden het vaak lastig om de te tijd nemen om na te denken over hoe ze weer alles handig opgeruimd krijgen. Want het is al zo druk en de agenda staat vol met afspraken. Ik spreek regelmatig mensen die op een handige manier de e-mails die bij hen binnenkomen, behandelen en indelen in mappen.

En dan zijn er natuurlijk ook nog de mensen die met geen van beide moeite hebben. Ze organiseren en bewaren hun mails op een handige manier en kiezen eenvoudig de belangrijkste e-mails waar ze prioriteit aan geven. Hoe doen ze dat? Het heeft allemaal te maken met hun mindset. Dit werkt ook voor jou als je denkt en handelt vanuit jouw nieuwe mindset:

1. Weiger te geloven dat alle mails die in je inbox komen ook voor jou bedoeld zijn
Vaak is het zo dat we door drukte en de hoeveelheid mail die op ons afkomen,snel antwoord geven zodat alle mailtjes en vragen afgehandeld zijn. Dat geeft een lekker gevoel en versterkt het idee dat je gewerkt hebt. Toch ben je dan niet goed bezig want je doet niets aan het wegnemen van de oorzaak van al die mailtjes en geeltjes die naar jou toekomen. Handel vanuit een kritische mindset. Zorg ervoor dat je alleen nog ‘gouden’ e-mails stuurt en ontvangt.

2. Ga er nooit vanuit dat een e-mail urgent is en direct behandeld moet worden
Brand! Brand! Een e-mail met deze tekst in het onderwerp heb ik eens als manager naar mijn afdeling gestuurd. Het doel hiervan was om duidelijk te maken dat een e-mail nooit urgent kan zijn. Als mensen je echt direct nodig hebben, komen ze naar je kantoor of je wordt gebeld.

3. Een mail maken, lezen, verwerken en beantwoorden is géén werk
Soms lijkt het net werk en zijn we een groot deel van de dag bezig met e-mails. In onze functiebeschrijving staat nooit iets over het behandelen van e-mails. En toch spenderen we er zoveel tijd aan. Zolang jij veel e-mails blijft versturen, hebben je collega’s het ook erg druk met e-mails. En dan zitten we allemaal de hele dag achter de PC en hebben we geen tijd voor onze klanten. Stop ermee!

4. Jij bepaalt wanneer je de mail behandelt
De afzender bepaalt op welk moment je een e-mail ontvangt. Deze afzender is druk bezig om de letters van het alfabet in een bepaalde volgorde te zetten en drukt dan op verzenden. Jij bepaalt wanneer je de e-mail behandelt. Het is niet effectief om dit direct te doen op het moment dat de mail binnenkomt in je inbox+. Behandel je mails 1 of 2x per dag op het door jou gekozen moment en je doet veel meer in minder tijd.

5. Raak een mail maar 1 keer aan
Per mail neem je een besluit wat je ermee gaat doen: antwoorden, plannen, delegeren of verwijderen. Je bekijkt per mail wat je actie is en deze ga je doen of plan je in. De mail zelf geef je een plek in jouw digitale mappensysteem. Daar staan geen mappen ‘nog te doen’ of ‘in behandeling’. Want je hebt besloten wat je actie is en deze heb je gepland of direct gedaan. De mail komt dus in de map van een project, klant of dossiernummer. De mail blijft niet in je inbox staan!

Door deze stappen toe te passen ga je binnen korte tijd veel minder tijd besteden aan je e-mail. Tijd die je kunt gebruiken om je bureau leeg te maken, de laatste administratie weg te werken of je werk over te dragen aan je collega zodat je met een gerust hart met vakantie kunt gaan.

Johan Burghouts, werkXpres 

Meer resultaat en minder mails? Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

feb 182011
 

Doe alles op tijd en je hebt geen overwerk
Artikel

Overwerk is volgens de Dikke van Dalen: het werk boven het gewone. Maar wat is dan het gewone werk? Uit recent onderzoek door arbeidsdeskundigen blijkt dat hoe langer de arbeidstijd, hoe schadelijker voor de gezondheid van werknemers.

  • Een op de vier werknemers met 60 of meer uur arbeidsuren per week lijdt aan slaapstoornissen.

  • 30 tot 60% van alle fulltime medewerkers met 35 tot 44 arbeidsuren per week bleek rugklachten te hebben.

  • Bijna een op de tien werknemers met meer dan 60 arbeidsuren per week klaagt over hartklachten.

Wat ik opmaak uit gesprekken met klanten is dat zij overwerken omdat ze anders het werk niet afkrijgen. Het blijkt dat ze het lastig vinden om prioriteiten te stellen, de tijd te nemen om eens goed te bekijken wat er echt belangrijk is. Ook vinden ze het lastig om nee te zeggen tegen een collega of leidinggevende. Missers die juist zorgen voor meer overwerk:

  • Harder en langer werken om het af te krijgen. Wat je doet is je aandacht en tijd richten op de symptomen en niet kijkt naar de oorzaak van dat vele werk. Je blijft dus druk en krijgt het steeds drukker met de verkeerde dingen.

  • Werk mee naar huis nemen. …..Als ik het thuis bekijk dan krijg ik tijd of houd tijd over….. Intussen neem genoegen met minder rust, tijd en aandacht voor jezelf, je partner en gezin.

Stel je eens voor dat je zou kunnen kiezen over je wel of niet overwerkt. En dat je zonder overwerk alle afspraken nakomt en resultaten bereikt. De mensen die dit kunnen, weten vaak precies wat er van hen verwacht wordt. En ze weten wat wel en niet belangrijk is waardoor ze snel een besluit kunnen nemen en tijd over houden.

Hoe doen ze dat? Het heeft allemaal te maken met hun mindset: ze weigeren eenvoudig te geloven dat alle vragen en alle informatie die op hen afkomt even belangrijk zijn. En zij hebben voor zichzelf vastgesteld wat wel en niet van belang is.

5 manieren om meer tijd te krijgen en niet meer over te werken:

1. Afspraken in je agenda checken: In jouw agenda staan nu waarschijnlijk ook al afspraken. De afspraken die in je agenda staan, zijn een effect van keuzes die je eerder gemaakt hebt. Om je effectiviteit te vergroten en baas te worden over jouw agenda is het gewenst om deze bestaande afspraken te toetsen. Zodat je opnieuw kijkt en beoordeelt of dit nog past bij wat jij echt belangrijk vindt. Om dat te bereiken, volg je de volgende stappen:

2. Zet in je agenda alleen afspraken die tijdgebonden zijn: Laat alleen die afspra ken in je agenda staan die ook echt tijdgebonden zijn. Dus afspraken die echt op dat tijdstip en dag (moeten) plaatsvinden. Zet acties en afspraken die ook op een andere dag kunnen op een actielijst en niet in je agenda.

3. Beschrijf je afspraken als een actie. Dus schrijf in je agenda: ‘bellen met Petra over druivenplukken’ in plaats ‘contact met Petra ‘. Als je jouw afspraak later te rug ziet, weet je meteen weer wat je moet doen. En hoef er niet over na te den ken wat je bedoelde met die aantekening in je agenda. Daarmee is het in 1 keer raak.

4. Vergroot je creativiteit en effectiviteit met schaarste: Schaarste aan tijd geeft creativiteit. Stel je voor dat een collega je een vraag stelt. Deze collega vraagt (per mail) aan jou of je volgende week dinsdag een presentatie wilt houden. Je denkt: ‘oh, ik moet dit voor volgende week dinsdag af hebben’, de kans is dan groot dat bij die gedachte weinig energie en creativiteit vrij komt.

Draai het daarom eens om en stel jezelf de vraag: Wat zou ik doen als ik nog 10 minuten heb om deze vraag te beantwoorden? Je onbewuste gaat je nu helpen om het antwoord te krijgen. Je zult versteld staan waartoe je in staat bent binnen 10 minuten tijd. Het bijkomende effect is dat je er mee klaar bent en niet nog dagen rondloopt met de gedachte (en stress) dat je dit nog moet doen. Wil je dus veel doen; werk dan minder!

5. Denk relationeel: neem afstand en kijk wat je eigenlijk aan het doen bent: Het relationeel werken kun je ook zien in het voorbeeld van de meubelmaker.

De meubelmaker maakte in vijf dagen, 5 stoelen. Na een enige weken moest hij zes dagen werken om deze 5 stoelen te kunnen maken. Zijn buurman kwam eens kij ken en vroeg aan de meubelmaker hoe het ging. De meubelmaker vertelde dat hij meer tijd nodig had om de 5 stoelen te maken.

De buurman bekeek eens het gereedschap van de meubelmaker en zag dat de beitels bot waren. Toen hij voorstelde om het gereedschap te slijpen, antwoordde de meubelmaker dat hij daar voor geen tijd had…

De meubelmaker kiest er voor om over te werken om zijn productie te halen. Terwijl het gereedschap slijpen veel effectiever blijkt te zijn. Door kritisch te bekijken wat je doet, of een ander hulp te vragen, krijg je inzicht in welk gereedschap geslepen kan worden. WerkXpres kiest voor effectief werken en niet voor overwerken.

Johan Burghouts, werkXpres 

werkXpres -> Nooit meer overwerken? Klik hier

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

jan 192011
 

Vijf tips om je inbox leeg te houden
Artikel

Een volle inbox en een vol bureau geeft stress. Het artikel Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau beschrijft hoe het komt dat je een volle inbox en vol bureau krijgt. Het effect hiervan kan zijn dat je afspraken vergeet, deadlines niet haalt en geen tijd hebt om er echt voor je collega’s te zijn.

De oplossing die gekozen wordt is vaak symptoombestrijding. Een paar handige trucjes zorgen ervoor dat je inbox snel weer leeg is. Effectief werken is niet alleen handig en snel alles opruimen en afhandelen wat binnenkomt, maar vooral de oorzaken aanpakken. Dan zorg je ervoor dat je inbox niet steeds weer volloopt met mails waar je niets meer kunt maar wel wat mee moet.

Je hebt het zelf in de hand om de oorzaken aan te pakken.Het mooie is dat je zelf veel kunt doen. Ook als je werkt bij een organisatie die geen duidelijke visie heeft en waar onduidelijkheid overheerst door een slechte communicatie.

Je kunt gewoon met de vijf tips aan de slag en je eigen effectiviteit versterken. Je zult ervaren dat je meer tijd en overzicht krijgt en daardoor meer kan betekenen voor jezelf en voor je collega’s of anderen.

1. Stel je doel vast

Wat verwachten anderen van jou? Wat vindt je zelf belangrijk en nodig? Hoe zie je jezelf of je team over enkele jaren? Wat zijn belangrijke waarden voor jou en je collega’s? Wat wil je dit jaar doen?

Stel jezelf deze vragen want zonder (persoonlijke) visie wordt het erg lastig om een duidelijk doel te stellen. Als je bij een organisatie werkt, is jouw doel vaak een afgeleide van de ondernemingsdoelstellingen of doelen die je afdeling wilt bereiken.

2. Maak je profiel duidelijk

Je kunt je effectiviteit versterken door ook anderen te laten weten wat je rol is. Want als zij precies weten wat ze van je kunnen verwachten, help je hen met hun werk.

Het wordt voor je collega’s ineens veel duidelijker waarmee jij hen kan helpen en vooral waarmee ze jou kunnen helpen. Biedt je talenten aan en je krijgt er vele voor terug!

3. Maak keuzes

Vraag jezelf vaak of je moet doen wat een ander je vraagt. Bewust werken vergroot je effectiviteit want je staat even stil bij alles wat er op je afkomt. Aan jou de keuze welke je wilt ontvangen.

Doordat je nu weet wat ervan je verwacht wordt, is het veel eenvoudiger om te kiezen. Ben kritisch op alles wat op jouw bureau belandt en check of het bijdraagt aan het realiseren van je doelen.

Kies bewust voor alles wat bijdraagt aan het bereiken van de doelen. Maak dus onderscheid in wat van belang is en wat niet van belang is.

4. Organiseer handig

Kiezen voor wat belangrijk is, zorgt ervoor dat je niet alles meer doet, maar alleen nog dat wat van belang is. Dat levert je al veel overzicht en tijd op. Gebruik deze tijd om kritisch je systeem te bekijken waarin je alles bewaard en organiseert.

Gebruik daarbij enkele vuistregels

  • noteer alleen tijd-gebonden afspraken in je agenda (niet-tijdgebonden op een aparte actie-lijst)

  • zet je archief op grijpafstand vanaf je werkplek (zodat je direct iets kunt pakken of opbergen)

  • leg alleen het dossier waar je mee bezig bent op je bureau (focus op 1 ding vergroot je productiviteit)

  • bekijk maximaal 1-2x per dag je mails

5. Communiceer met je collega’s

Een prettige sfeer draagt bij aan meer plezier, een hogere productiviteit, betere resultaten en minder ziekteverzuim.

Je hebt nu meer tijd en rust dus alle gelegenheid om de collega’s waar je mee samenwerkt echt te spreken en jullie visie en ideeën uit te wisselen. En uit te spreken wat je van elkaar verwacht. Hier ontstaat een betere samenwerking die veel profijt kan opleveren.

Johan Burghouts, werkXpres 

Lees ook het artikel Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau over de oorzaken van volle inboxen en bureaus.

Tmemanagent Pro! Kijk oe je jouw controle over emails vergroot!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 | Saskia van de Laak  0649352030