okt 292016
 

Ik weet alles al maar doe het niet
Artikel

Ik ontmoet dagelijks mensen die minder stress willen en meer overzicht . En dan hoor ik regelmatig dat ze eigenlijk wel weten wat ze moeten doen om dit te bereiken maar het niet doen. Maar is het wel waar dat ze het echt weten? Je herkent het vast dat als je iets echt wil, het bijna altijd ook gebeurt. Je wilt het echt van binnenuit en dat geeft een enorme kracht en energie om te gaan doen wat je je hebt voorgenomen.

Deze wilskracht is precies wat nodig is als je je gedrag wilt veranderen. Want anders blijft het inderdaad bij de constatering: ik weet het wel maar doe het net. Maar dit is geen ‘weten’. Er is geen bewustzijn om het anders aan te pakken zodat je meer overzicht krijgt. Wat ik onder ‘weten‘ versta is dat je het echt beheerst. Dat betekent dat je je steeds bewust bent van hoe je iets doet en hoe dit anders kan. Dan pas kun je met recht zeggen dat je het weet. Je gaat het dan als vanzelf ook doen.

Prikkel je bewustzijn en je zult veel meer effect hebben van alles wat je al weet. Dit kun je op een praktische manier doen. Wat je nodig hebt, zijn handige reminders die jou helpen om het potentieel dat je al in je hebt, te gebruiken.

5 reminders om te doen wat je al weet:

1. Zet nu in je agenda: doen wat ik al weet.
Weet je bijvoorbeeld hoe je je bureau of inbox slim opruimt en niets vergeet? Plan dan nu in je agenda: 1 uur per 2 weken; bureau en inbox opruimen. Of als je al weet hoe je meer invloed krijgt zodat je sneller en makkelijker je resultaat bereikt? Zet dan nu in je agenda 1x per week: nadenken en actie nemen om invloed te vergroten. Ben je bewust van wat je weet en plan dit zodat je het niet vergeet!

2. Vraag hulpVrienden, collega’s, familie willen jou vast graag helpen om je eraan te herinneren wat je nog niet doet (en wel weet). Vraag hun hulp; zij kunnen kritisch zijn en jou op een leuke en confronterende manier helpen om te doen wat je al weet. Je bent toch eigenwijs? Want je weet het toch al? Waarom doe je het dan niet? Wat houdt je tegen? Prima vragen of opmerkingen die je nodig hebt om het echt te gaan doen. Als je het zelf wilt doen kan dat ook; plan dan deze vragen aan jezelf in je agenda.

3. Zet iets (geks) op je bureau of werkplek
Kies een voorwerp, tekst of foto die jou helpen te herinneren om op een andere manier te werken. Iedere keer als je het door jou gekozen voorwerp ziet, wordt je weer bewust van wat je je hebt voorgenomen. Je kunt ook iets geks kiezendat veel reactie van anderen oproept. Iedere keer als iemand dan vraagt naar het voorwerp krijg jij de kans om erover te vertellen en je te committeren aan wat je wilde doen.

4. Maak je chaos zichtbaar
Maak een taak aan of plan in je agenda (terugkerend): chaos meten. Vervolgens stel je een norm vast wanneer je bureau of inbox ‘chaos’ is. Een voorbeeld is de hoogte van alle dossiers die op je bureau liggen. Leg de dossiers op een stapel en als deze hoger is dan 1 meter (jouw definitie van chaos), ga je opruimen. Wees creatief en bedenk jouw definitie van chaos. Erg leuk om dit samen met collega’s te doen!

5. Doe het nu! Anders wordt het weer iets wat je wel weet maar niet doet!!
Ga het doen! Ik hoor graag van je of het werkt.

Johan Burghouts, werkXpres 

 Ga het nu doen! Maak een afspraak voor coaching on the job


werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress

Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

jun 112012
 

De bullshit van perfectie

Ik merk het meteen als ik streef naar perfectie. Ik voel me vaak moe, ontevreden en ben niet te genieten voor anderen. Hoe komt dat toch? Een hobby van mij is koken en als ik wel eens mensen uitnodig om bij ons te dineren, stel ik hoge eisen aan het eten. Het lukt natuurlijk bijna nooit om verschillende gangen te maken waar niets op aan te merken is. Ik ben dan uren bezig en als het gerecht op het bord ligt, zie ik wat er niet goed is. Ik let op wat er ontbreekt.

Deze focus, letten op wat er niet is, zorgt voor een ontevreden gevoel en een laag energieniveau. Het streven naar perfectie levert dan vooral shit op en dat is precies het tegenovergestelde van wat de perfectionist wil. In de bijzondere gevallen dat ik zelf wel vind dat mijn actie perfect was, zegt een ander doodleuk: ‘je bent nog iets vergeten’. Er is altijd wel iemand die jouw actie matig vindt en toch werken veel organisaties naar perfectie. En omdat dit niet bereikt wordt, gaat de focus naar wat er ontbreekt en daalt de motivatie, het plezier en de energie en stijgt het ziekteverzuim.

Achter het perfectionisme zit een (wils)kracht om het heel erg goed te willen doen. Door anders naar deze kracht te kijken, komt er ruimte voor excellence. Mensen en organisaties die vanuit excellence werken, kijken naar wat er goed gaat en wat er wel is. Deze focus geeft meer energie en bijvoorbeeld een dalend ziekteverzuim.

De focus op excellence kun je de hele dag doen. Een voorbeeld hiervan is een brief die ik gestuurd heb naar 350 huurders van een woningcorporatie. In die brief stond informatie over de geplande renovatie van hun woning. Deze renovatie had grote impact want de badkamer, wc en keuken werden gesloopt en vervolgens vernieuwd. Ik ben door 10 huurders gebeld die de inhoud van de brief niet goed begrepen. Kijk hier eens naar vanuit perfectie of excellence:

Focus op perfectie: ik heb gefaald, zie je wel dat de brief niet duidelijk was, te snel gestuurd, niet laten checken -> deze gedachten geven een laag energieniveau en een dalend zelfvertrouwen.

Focus op excellence: 350 huurders hebben de brief ontvangen en een klein aantal daarvan heeft nog vragen, ik heb alle vragen telefonisch kunnen beantwoorden, wat kan de volgende keer nog beter -> deze gedachten geven een stijgend zelfvertrouwen en een hoger energieniveau.

In elke organisatie, gezin en project kun je handelen vanuit excellence. Je kunt een begin maken met de verandering van perfectie naar excellence. Stel bijvoorbeeld een andere agenda voor jullie vergaderingen voor. Een agenda van een overleg bij een excellente organisatie besteedt 80% van de tijd aan wat er goed gaat en wat we daarvan kunnen leren en 20% gaat over wat er beter kan en wat we daarvan kunnen leren. Het effect: veel meer energie om ook de punten aan te pakken die (nog) beter kunnen. Uit de praktijk zijn vele voorbeelden van bedrijven die hierdoor hun doelen sneller, makkelijker en met veel meer plezier bereiken. Stop de bullshit, start met excellence!

Bel of mail mij vrijblijvend voor een afspraak voor coaching on the job

Johan Burghouts, werkXpres 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

dec 222011
 

Artikel: Prioriteiten stellen zorgt NIET voor minder werk(druk).

Heb je het druk en te weinig tijd? Begin dan niet met prioriteiten stellen maar eindig ermee. Ik zal dit toelichten. Stel je voor dat je een flinke stapel brieven en memo’s op je bureau hebt liggen. Om overzicht te krijgen, zijn we vaak geneigd te bekijken wat we als eerste moeten doen en wat later kan. Dat lijkt heel effectief maar het gekke is: dat is het niet. De stapel met acties blijft namelijk even groot en kost nog even veel tijd. Prioriteiten stellen helpt je dus niet om minder werk te krijgen of meer overzicht te hebben. Wat helpt dan wel?

Wil je meer overzicht en alleen de echt belangrijke zaken doen dan is een andere aanpak veel effectiever. Ik noem dat WKO: Weten, Kiezen, Organiseren. Dit is de manier om blijvend effectief te zijn. Meestal leer je in een cursus time-management om slimmer te organiseren of te kiezen, maar dat verwatertal weer snel als de werkdruk even later weer toeneemt. Blijvend effectief in je werk (én privé) wordt je door WKO!

WKO: Weten

Alles start met weten. Je kunt pas kiezen als je weet wat je wilt. Wat wil ikprivé en op mijn werk? Wat wordt er van mij verwacht? Op welke resultaten kanik en mijn collega’s rekenen. Weten ontdek je door te kijken naar je eigenlijke functie. Wat hoort wel bij mij en wat niet.

WKO: Kiezen

Je weet precies wat je wilt en dan is het makkelijk om meteen betekenis te geven aan een vraag of verzoek. Hoort dit bij mij of niet. Kiezen gaat dan snel en makkelijk.

Als je dit vaker doet, merk je dat het steeds makkelijker en sneller gaat en je besluitvaardigheid enorm toeneemt. Soms schat je zelfs een situatie intuïtief in en geef je al antwoord voordat je erover nagedacht hebt. Er ontstaat veel meer overzicht en dat geeft rust en ruimte. Dit zijn de ideale omstandigheden om direct een besluit te nemen.

WKO: Organiseren
De stapel op je bureau en het aantal e-mails dat je in behandeling neemt (en eventueel daarna gaat prioriteren) is veel kleiner geworden. Dàt is pas effectief. Je hebt een veel kleinere ‘stapel’ en dat geeft al veel overzicht. Nu pas ga je organiseren en plannen: wat ga ik als eerste doen, wie heb ik er voor nodig en wanneer ga ik dit doen?

WetenKiezenOrganiseren levert je veel tijd op omdat je minder hoeft te doen. Ook zal het bijdragen aan een tevreden klant, collega en leidinggevende want je levert een resultaat op wat een ander van je verwacht. Het is namelijk precies dat wat bij jouw functie hoort.

WKO! levert je tijd, waardering en veel minder stress op. Als je wilt weten of WKO! bijdraagt aan jouw effectiviteit of aan de effectiviteit van jouw team, kies dan mijn mobiele nummer of e-mailadres en plan een afspraak. Ik kom op korte termijn langs om jou en je team te helpen effectiever te zijn, meer rust te hebben en de dingen te doen die belangrijk zijn.

Maak een afspraak voor coaching on the job voor meer effectiviteit, bel 06 47074484 of mail slim@werkxpres.nl

Johan Burghouts, werkXpres 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

aug 232011
 

Artikel Minder stress door meer invloed

Stel je voor dat je overzicht hebt, je werk onder controle hebt en altijd tijd lijkt te hebben voor anderen. Je bent een effectief persoon met veel invloed. Je handelt in het nu, hebt focus op jezelf, neemt actie, neemt risico en handelt naar de feiten. Je bent ervan overtuigd dat dit de beste houding is om effectief te werken. En daarmee meer te kunnen betekenen voor jezelf en anderen. De praktijk overtuigt jou en de mensen om je heen van het gelijk van deze overtuigingen.

Je hebt zeven belangrijke overtuigingen om je invloed te vergroten. Deze overtuigingen kunnen iedereen helpen om om de effectiviteit te vergroten en meer te kunnen betekenen voor jezelf en anderen. Als je handelt vanuit deze overtuigingen zul je sneller je resultaat bereiken.

Overtuiging 1: De basishouding geeft echt contact
De basishouding is de start om met de ander in contact te komen. Er zijn drie kenmerken die typerend zijn voor de basishouding (de drie C’s):
Centreer: ik ben in balans. Je bent aanwezig en ervaart rust in je lijf en in je hoofd.
Contact: ik voel me betrokken, ik sta open en luister, heb aandacht voor de ander.
Chemie: alles wat er gebeurt beschouw ik als positieve informatie, nieuwsgierig.

Overtuiging 2. Als ik verander, verandert de ander
Bereid zijn om kritisch naar jezelf te kijken. Openstaan voor feedback. Openstaan voor veranderingen. Vaststellen wat jouw rol en bijdrage is in het geheel. Een vraag die helpt om dit te verduidelijken is: Wat ik kan (anders) doen?

Overtuiging 3. Problemen bestaan niet
Zie mogelijkheden en denk niet in problemen. Ga ervan uit dat er een oplossing is. Zolang je kunt praten over een probleem, is het probleem er op dat moment niet. Deel je ervaringen en ideeën met anderen en staat open ideeën voor anderen en handel in het nu.

Overtuiging 4. Het spel bepaalt mijn actie en mijn actie maakt het spel
Ben niet afwachtend maar juist actief in het spel. Speel in op wat er gebeurt, benoem en deel successen met anderen en geef complimenten. Spreek verwachtingen uit en stem deze af met anderen.

Overtuiging 5. Ontwikkelen gaat alleen door risico nemen
Neem risico en initiatief en ga ervan uit dat een besluit nemen beter is dan afwachten (wat iets anders is dan bewust wachten).

Overtuiging 6. Feiten zijn waar, meningen zijn meningen
Ken de feiten en zie het verschil tussen een feit en een mening. Geef anderen feedback over hun mening en handel op basis van feiten. Benoem en deel het inzicht tussen feiten en meningen. Kinderen zijn erg goed in staat door het stellen van de Waarom-vraag, de meningen van de feiten te scheiden.

Overtuiging 7. Fouten zijn fantastisch
Geef jezelf en anderen de kans om te leren. Erkennen en leren van fouten is een prachtige manier om jezelf en je organisatie te ontwikkelen. Het voordeel van het (h)erkennen van een fout is dat je blijkbaar samen weet hoe het wel moet. En dat is in veel bedrijven nog steeds niet duidelijk. Iemand die een fout maakt en dat erkent is een sieraad voor de omgeving. Ontwikkeling gaat sneller door het maken, bespreken en leren van fouten.

Kies vandaag nog een overtuiging die je aanspreekt en handel de komende tijd vanuit deze overtuiging. Het maakt niet uit welke je kiest want je zult direct merken dat je invloed toeneemt. Het voordeel hiervan is dat je meer controle en overzicht krijgt. De grip op je werk neemt onmiddellijk toe en alles zal makkelijker gaan. Je krijgt meer tijd voor alles wat van belang voor je is.

Johan Burghouts, werkXpres

Versterk direct je invloed en maak een afspraak voor coaching on the job

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

 

jun 282011
 

Meer resultaat met minder mails!
Artikel

De vakantie staat voor de deur en er moet nog zoveel gebeuren. Je bent medewerker of leidinggevende en het lijkt soms wel alsof iedereen net voor de vakantie nog wat van je wilt weten. De inbox stroomt vol, in het postvak liggen stapels en in je agenda staan veel afspraken. Eén van de manieren waarop je dit kunt afhandelen is overwerken, minder naar klanten gaan of laten liggen tot na je vakantie. Een effectieve mogelijkheid is om voor je vakantie de te tijd te nemen om je e-mail verkeer te organiseren. Dat is iets wat je direct kunt doen en je veel tijd zal opleveren.

Mensen vinden het vaak lastig om de te tijd nemen om na te denken over hoe ze weer alles handig opgeruimd krijgen. Want het is al zo druk en de agenda staat vol met afspraken. Ik spreek regelmatig mensen die op een handige manier de e-mails die bij hen binnenkomen, behandelen en indelen in mappen.

En dan zijn er natuurlijk ook nog de mensen die met geen van beide moeite hebben. Ze organiseren en bewaren hun mails op een handige manier en kiezen eenvoudig de belangrijkste e-mails waar ze prioriteit aan geven. Hoe doen ze dat? Het heeft allemaal te maken met hun mindset. Dit werkt ook voor jou als je denkt en handelt vanuit jouw nieuwe mindset:

1. Weiger te geloven dat alle mails die in je inbox komen ook voor jou bedoeld zijn
Vaak is het zo dat we door drukte en de hoeveelheid mail die op ons afkomen,snel antwoord geven zodat alle mailtjes en vragen afgehandeld zijn. Dat geeft een lekker gevoel en versterkt het idee dat je gewerkt hebt. Toch ben je dan niet goed bezig want je doet niets aan het wegnemen van de oorzaak van al die mailtjes en geeltjes die naar jou toekomen. Handel vanuit een kritische mindset. Zorg ervoor dat je alleen nog ‘gouden’ e-mails stuurt en ontvangt.

2. Ga er nooit vanuit dat een e-mail urgent is en direct behandeld moet worden
Brand! Brand! Een e-mail met deze tekst in het onderwerp heb ik eens als manager naar mijn afdeling gestuurd. Het doel hiervan was om duidelijk te maken dat een e-mail nooit urgent kan zijn. Als mensen je echt direct nodig hebben, komen ze naar je kantoor of je wordt gebeld.

3. Een mail maken, lezen, verwerken en beantwoorden is géén werk
Soms lijkt het net werk en zijn we een groot deel van de dag bezig met e-mails. In onze functiebeschrijving staat nooit iets over het behandelen van e-mails. En toch spenderen we er zoveel tijd aan. Zolang jij veel e-mails blijft versturen, hebben je collega’s het ook erg druk met e-mails. En dan zitten we allemaal de hele dag achter de PC en hebben we geen tijd voor onze klanten. Stop ermee!

4. Jij bepaalt wanneer je de mail behandelt
De afzender bepaalt op welk moment je een e-mail ontvangt. Deze afzender is druk bezig om de letters van het alfabet in een bepaalde volgorde te zetten en drukt dan op verzenden. Jij bepaalt wanneer je de e-mail behandelt. Het is niet effectief om dit direct te doen op het moment dat de mail binnenkomt in je inbox+. Behandel je mails 1 of 2x per dag op het door jou gekozen moment en je doet veel meer in minder tijd.

5. Raak een mail maar 1 keer aan
Per mail neem je een besluit wat je ermee gaat doen: antwoorden, plannen, delegeren of verwijderen. Je bekijkt per mail wat je actie is en deze ga je doen of plan je in. De mail zelf geef je een plek in jouw digitale mappensysteem. Daar staan geen mappen ‘nog te doen’ of ‘in behandeling’. Want je hebt besloten wat je actie is en deze heb je gepland of direct gedaan. De mail komt dus in de map van een project, klant of dossiernummer. De mail blijft niet in je inbox staan!

Door deze stappen toe te passen ga je binnen korte tijd veel minder tijd besteden aan je e-mail. Tijd die je kunt gebruiken om je bureau leeg te maken, de laatste administratie weg te werken of je werk over te dragen aan je collega zodat je met een gerust hart met vakantie kunt gaan.

Johan Burghouts, werkXpres 

Meer resultaat en minder mails? Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

mei 292011
 

Waarom succesvolle mensen ’s avonds vroeg met werken stoppen.

Succesvolle mensen stoppen ’s avonds vroeg met werken omdat ze erin slagen om tijdens de dag hun energie te kanaliseren in een paar kortere tijdsspannes. Ze nemen evenmin altijd de telefoon op, wanneer ze productief zijn en laten zich niet voortdurend afleiden door email. Dat blijkt uit een onderzoek van K. Anders Ericcson, waarover Psychological Review schrijft.

Ericcson en zijn team keken naar een groep muzikanten en probeerdern de uitmuntende musici te onderscheiden van de goede musici. Wat bleek? De sleutel tot excellentie blijft de focus. Violisten die weloverwogen oefenden – 4 uur per dag bijvoorbeeld – bereikten meer dan violisten die zich 7 uur lang uitsloofden. De beste violisten stelden duidelijke doelen voor hun oefestonden en verplichtten zich rustpauzes in te lassen.

De resultaten komen overeen met de theorie die Timothy Ferriss in zijn bestseller The 4-Hour Workweek verdedigt. Volgens hem geldt ook hier de 80/20-regel en wordt 80% van de resultaten bereikt tijdens 20% van de werktijd. Op de grafiek is te zien hoe de beste studenten tussen en 10 en 14 uur hun beste resultaten haalden, terwijl de gewone studenten gewoon de ganse dag lang blijven aanmodderen.

Bron: Express.be

Ook minder werken en meer resultaat? Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 

 

 

 

 

 

 

 

mei 192011
 

Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau
Artikel

Heb je ook wel eens een volle inbox en een overvol bureau?Als dan ook nog je agenda vol staat met afspraken is er grote kans dat je het overzicht kwijtraakt en de stress toeneemt. Een situatie die we allemaal wel herkennen. Het effect hiervan is meestal dat je afspraken vergeet, deadlines niet haalt en geen tijd hebt om er echt voor je collega’s te zijn.

Vaak ontbreekt de tijd en soms het inzicht om naar de oorzaken te kijken.Want hoe komt het eigenlijk dat er zoveel mails, brieven en vragen naar je toekomen? Natuurlijk kun je de organisatie of collega’s met wie je werkt de schuld geven van alle onnodige mails die je krijgt. Of jezelf omdat het je niet lukt om overzicht te krijgen en te houden.

De veroorzakers van je volle inbox en bureau hebben grote invloed op elkaar.Dit zijn 5 belangrijke veroorzakers:

  1. Er is geen visie. Het ontbreken van een visie zorgt ervoor dat er geen richting is. Je weet dan niet vanuit welke intentie je kunt handelen. Handelen vanuit een visie geeft veel ruimte om de juiste beslissing te nemen.

    Als deze visie ontbreekt dan is het lastig om de juiste beslissing te nemen. Vooral voor die situaties die niet in het beleid of proces zijn vastgelegd. En in deze snelle veranderende wereld komen situaties waarin maatwerk gevraagd wordt steeds meer voor.

  2. Niemand weet wat er van je verwacht wordt. Als dit aan de hand is, ben je waarschijnlijk heel hard aan het werk zonder al te veel waardering. Zelf weet je niet welke resultaten van je verwacht worden.

    Je collega’s en klanten weten eigenlijk ook niet precies wat je wel en niet doet. Ook je leidinggevende kan niet duidelijk maken wat je bijdrage is in het team. Je doet maar wat en je inbox loopt vol met berichten en vragen die niet voor je bestemd zijn.

  3. Er worden geen keuzes gemaakt. Je kunt niet alles doen en iedereen tevreden houden. Zelfs als je 80 uur per week werkt blijf je achter de feiten aanlopen als je geen keuzes maakt. Soms werken we maar door en lijkt alles wat op ons afkomt erg belangrijk.

    Als je geen keuzes maakt dan handel je er ook na dat alles even belangrijk is. En liggen er steeds erg veel geeltjes op je bureau met dikke uitroeptekens!!

  4. We organiseren te ingewikkeld. Alle brieven, mails, vragen en afspraken moeten een plaats krijgen om te bewaren. Zodat we het niet vergeten en terug kunnen vinden.

    Er wordt te vaak een ingewikkeld systeem gebruikt met vele (sub)mappen, kleuren per actie, rijen met stapelbakjes en things to do lijsten. Meestal kosten deze systemen veel tijd om bij te houden en gebruiken we het al snel niet meer.

    En komen de stapels dossiers weer terug op ons bureau.

  5. De communicatie verloopt slecht. We sturen liever een mail dan een collega te bellen of te spreken. Een mail lijkt lekker veilig want je bent er niet bij als de ander je bericht leest. Het vele mailverkeer dat ontstaat na een onduidelijke vraag zorgt ervoor dat iedereen erg druk is met typen en lezen.

    Er ontstaat ergernis, mensen gaan zich indekken en ineens krijgen ook alle managers een cc-tje. Het kost dan veel tijd om de geest weer in de fles te krijgen. Een simpel telefoontje had dit kunnen voorkomen.

Johan Burghouts, werkXpres 

Lees ook artikel dat oplossingen aanreikt voor deze problemen.

Leeg bureau en leeg hoofd? Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 

 

 

 

 

 

 

 

feb 182011
 

Doe alles op tijd en je hebt geen overwerk
Artikel

Overwerk is volgens de Dikke van Dalen: het werk boven het gewone. Maar wat is dan het gewone werk? Uit recent onderzoek door arbeidsdeskundigen blijkt dat hoe langer de arbeidstijd, hoe schadelijker voor de gezondheid van werknemers.

  • Een op de vier werknemers met 60 of meer uur arbeidsuren per week lijdt aan slaapstoornissen.

  • 30 tot 60% van alle fulltime medewerkers met 35 tot 44 arbeidsuren per week bleek rugklachten te hebben.

  • Bijna een op de tien werknemers met meer dan 60 arbeidsuren per week klaagt over hartklachten.

Wat ik opmaak uit gesprekken met klanten is dat zij overwerken omdat ze anders het werk niet afkrijgen. Het blijkt dat ze het lastig vinden om prioriteiten te stellen, de tijd te nemen om eens goed te bekijken wat er echt belangrijk is. Ook vinden ze het lastig om nee te zeggen tegen een collega of leidinggevende. Missers die juist zorgen voor meer overwerk:

  • Harder en langer werken om het af te krijgen. Wat je doet is je aandacht en tijd richten op de symptomen en niet kijkt naar de oorzaak van dat vele werk. Je blijft dus druk en krijgt het steeds drukker met de verkeerde dingen.

  • Werk mee naar huis nemen. …..Als ik het thuis bekijk dan krijg ik tijd of houd tijd over….. Intussen neem genoegen met minder rust, tijd en aandacht voor jezelf, je partner en gezin.

Stel je eens voor dat je zou kunnen kiezen over je wel of niet overwerkt. En dat je zonder overwerk alle afspraken nakomt en resultaten bereikt. De mensen die dit kunnen, weten vaak precies wat er van hen verwacht wordt. En ze weten wat wel en niet belangrijk is waardoor ze snel een besluit kunnen nemen en tijd over houden.

Hoe doen ze dat? Het heeft allemaal te maken met hun mindset: ze weigeren eenvoudig te geloven dat alle vragen en alle informatie die op hen afkomt even belangrijk zijn. En zij hebben voor zichzelf vastgesteld wat wel en niet van belang is.

5 manieren om meer tijd te krijgen en niet meer over te werken:

1. Afspraken in je agenda checken: In jouw agenda staan nu waarschijnlijk ook al afspraken. De afspraken die in je agenda staan, zijn een effect van keuzes die je eerder gemaakt hebt. Om je effectiviteit te vergroten en baas te worden over jouw agenda is het gewenst om deze bestaande afspraken te toetsen. Zodat je opnieuw kijkt en beoordeelt of dit nog past bij wat jij echt belangrijk vindt. Om dat te bereiken, volg je de volgende stappen:

2. Zet in je agenda alleen afspraken die tijdgebonden zijn: Laat alleen die afspra ken in je agenda staan die ook echt tijdgebonden zijn. Dus afspraken die echt op dat tijdstip en dag (moeten) plaatsvinden. Zet acties en afspraken die ook op een andere dag kunnen op een actielijst en niet in je agenda.

3. Beschrijf je afspraken als een actie. Dus schrijf in je agenda: ‘bellen met Petra over druivenplukken’ in plaats ‘contact met Petra ‘. Als je jouw afspraak later te rug ziet, weet je meteen weer wat je moet doen. En hoef er niet over na te den ken wat je bedoelde met die aantekening in je agenda. Daarmee is het in 1 keer raak.

4. Vergroot je creativiteit en effectiviteit met schaarste: Schaarste aan tijd geeft creativiteit. Stel je voor dat een collega je een vraag stelt. Deze collega vraagt (per mail) aan jou of je volgende week dinsdag een presentatie wilt houden. Je denkt: ‘oh, ik moet dit voor volgende week dinsdag af hebben’, de kans is dan groot dat bij die gedachte weinig energie en creativiteit vrij komt.

Draai het daarom eens om en stel jezelf de vraag: Wat zou ik doen als ik nog 10 minuten heb om deze vraag te beantwoorden? Je onbewuste gaat je nu helpen om het antwoord te krijgen. Je zult versteld staan waartoe je in staat bent binnen 10 minuten tijd. Het bijkomende effect is dat je er mee klaar bent en niet nog dagen rondloopt met de gedachte (en stress) dat je dit nog moet doen. Wil je dus veel doen; werk dan minder!

5. Denk relationeel: neem afstand en kijk wat je eigenlijk aan het doen bent: Het relationeel werken kun je ook zien in het voorbeeld van de meubelmaker.

De meubelmaker maakte in vijf dagen, 5 stoelen. Na een enige weken moest hij zes dagen werken om deze 5 stoelen te kunnen maken. Zijn buurman kwam eens kij ken en vroeg aan de meubelmaker hoe het ging. De meubelmaker vertelde dat hij meer tijd nodig had om de 5 stoelen te maken.

De buurman bekeek eens het gereedschap van de meubelmaker en zag dat de beitels bot waren. Toen hij voorstelde om het gereedschap te slijpen, antwoordde de meubelmaker dat hij daar voor geen tijd had…

De meubelmaker kiest er voor om over te werken om zijn productie te halen. Terwijl het gereedschap slijpen veel effectiever blijkt te zijn. Door kritisch te bekijken wat je doet, of een ander hulp te vragen, krijg je inzicht in welk gereedschap geslepen kan worden. WerkXpres kiest voor effectief werken en niet voor overwerken.

Johan Burghouts, werkXpres 

werkXpres -> Nooit meer overwerken? Klik hier

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

jan 192011
 

Vijf tips om je inbox leeg te houden
Artikel

Een volle inbox en een vol bureau geeft stress. Het artikel Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau beschrijft hoe het komt dat je een volle inbox en vol bureau krijgt. Het effect hiervan kan zijn dat je afspraken vergeet, deadlines niet haalt en geen tijd hebt om er echt voor je collega’s te zijn.

De oplossing die gekozen wordt is vaak symptoombestrijding. Een paar handige trucjes zorgen ervoor dat je inbox snel weer leeg is. Effectief werken is niet alleen handig en snel alles opruimen en afhandelen wat binnenkomt, maar vooral de oorzaken aanpakken. Dan zorg je ervoor dat je inbox niet steeds weer volloopt met mails waar je niets meer kunt maar wel wat mee moet.

Je hebt het zelf in de hand om de oorzaken aan te pakken.Het mooie is dat je zelf veel kunt doen. Ook als je werkt bij een organisatie die geen duidelijke visie heeft en waar onduidelijkheid overheerst door een slechte communicatie.

Je kunt gewoon met de vijf tips aan de slag en je eigen effectiviteit versterken. Je zult ervaren dat je meer tijd en overzicht krijgt en daardoor meer kan betekenen voor jezelf en voor je collega’s of anderen.

1. Stel je doel vast

Wat verwachten anderen van jou? Wat vindt je zelf belangrijk en nodig? Hoe zie je jezelf of je team over enkele jaren? Wat zijn belangrijke waarden voor jou en je collega’s? Wat wil je dit jaar doen?

Stel jezelf deze vragen want zonder (persoonlijke) visie wordt het erg lastig om een duidelijk doel te stellen. Als je bij een organisatie werkt, is jouw doel vaak een afgeleide van de ondernemingsdoelstellingen of doelen die je afdeling wilt bereiken.

2. Maak je profiel duidelijk

Je kunt je effectiviteit versterken door ook anderen te laten weten wat je rol is. Want als zij precies weten wat ze van je kunnen verwachten, help je hen met hun werk.

Het wordt voor je collega’s ineens veel duidelijker waarmee jij hen kan helpen en vooral waarmee ze jou kunnen helpen. Biedt je talenten aan en je krijgt er vele voor terug!

3. Maak keuzes

Vraag jezelf vaak of je moet doen wat een ander je vraagt. Bewust werken vergroot je effectiviteit want je staat even stil bij alles wat er op je afkomt. Aan jou de keuze welke je wilt ontvangen.

Doordat je nu weet wat ervan je verwacht wordt, is het veel eenvoudiger om te kiezen. Ben kritisch op alles wat op jouw bureau belandt en check of het bijdraagt aan het realiseren van je doelen.

Kies bewust voor alles wat bijdraagt aan het bereiken van de doelen. Maak dus onderscheid in wat van belang is en wat niet van belang is.

4. Organiseer handig

Kiezen voor wat belangrijk is, zorgt ervoor dat je niet alles meer doet, maar alleen nog dat wat van belang is. Dat levert je al veel overzicht en tijd op. Gebruik deze tijd om kritisch je systeem te bekijken waarin je alles bewaard en organiseert.

Gebruik daarbij enkele vuistregels

  • noteer alleen tijd-gebonden afspraken in je agenda (niet-tijdgebonden op een aparte actie-lijst)

  • zet je archief op grijpafstand vanaf je werkplek (zodat je direct iets kunt pakken of opbergen)

  • leg alleen het dossier waar je mee bezig bent op je bureau (focus op 1 ding vergroot je productiviteit)

  • bekijk maximaal 1-2x per dag je mails

5. Communiceer met je collega’s

Een prettige sfeer draagt bij aan meer plezier, een hogere productiviteit, betere resultaten en minder ziekteverzuim.

Je hebt nu meer tijd en rust dus alle gelegenheid om de collega’s waar je mee samenwerkt echt te spreken en jullie visie en ideeën uit te wisselen. En uit te spreken wat je van elkaar verwacht. Hier ontstaat een betere samenwerking die veel profijt kan opleveren.

Johan Burghouts, werkXpres 

Lees ook het artikel Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau over de oorzaken van volle inboxen en bureaus.

Tmemanagent Pro! Kijk oe je jouw controle over emails vergroot!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 | Saskia van de Laak  0649352030