jun 282011
 

Meer resultaat met minder mails!
Artikel

De vakantie staat voor de deur en er moet nog zoveel gebeuren. Je bent medewerker of leidinggevende en het lijkt soms wel alsof iedereen net voor de vakantie nog wat van je wilt weten. De inbox stroomt vol, in het postvak liggen stapels en in je agenda staan veel afspraken. Eén van de manieren waarop je dit kunt afhandelen is overwerken, minder naar klanten gaan of laten liggen tot na je vakantie. Een effectieve mogelijkheid is om voor je vakantie de te tijd te nemen om je e-mail verkeer te organiseren. Dat is iets wat je direct kunt doen en je veel tijd zal opleveren.

Mensen vinden het vaak lastig om de te tijd nemen om na te denken over hoe ze weer alles handig opgeruimd krijgen. Want het is al zo druk en de agenda staat vol met afspraken. Ik spreek regelmatig mensen die op een handige manier de e-mails die bij hen binnenkomen, behandelen en indelen in mappen.

En dan zijn er natuurlijk ook nog de mensen die met geen van beide moeite hebben. Ze organiseren en bewaren hun mails op een handige manier en kiezen eenvoudig de belangrijkste e-mails waar ze prioriteit aan geven. Hoe doen ze dat? Het heeft allemaal te maken met hun mindset. Dit werkt ook voor jou als je denkt en handelt vanuit jouw nieuwe mindset:

1. Weiger te geloven dat alle mails die in je inbox komen ook voor jou bedoeld zijn
Vaak is het zo dat we door drukte en de hoeveelheid mail die op ons afkomen,snel antwoord geven zodat alle mailtjes en vragen afgehandeld zijn. Dat geeft een lekker gevoel en versterkt het idee dat je gewerkt hebt. Toch ben je dan niet goed bezig want je doet niets aan het wegnemen van de oorzaak van al die mailtjes en geeltjes die naar jou toekomen. Handel vanuit een kritische mindset. Zorg ervoor dat je alleen nog ‘gouden’ e-mails stuurt en ontvangt.

2. Ga er nooit vanuit dat een e-mail urgent is en direct behandeld moet worden
Brand! Brand! Een e-mail met deze tekst in het onderwerp heb ik eens als manager naar mijn afdeling gestuurd. Het doel hiervan was om duidelijk te maken dat een e-mail nooit urgent kan zijn. Als mensen je echt direct nodig hebben, komen ze naar je kantoor of je wordt gebeld.

3. Een mail maken, lezen, verwerken en beantwoorden is géén werk
Soms lijkt het net werk en zijn we een groot deel van de dag bezig met e-mails. In onze functiebeschrijving staat nooit iets over het behandelen van e-mails. En toch spenderen we er zoveel tijd aan. Zolang jij veel e-mails blijft versturen, hebben je collega’s het ook erg druk met e-mails. En dan zitten we allemaal de hele dag achter de PC en hebben we geen tijd voor onze klanten. Stop ermee!

4. Jij bepaalt wanneer je de mail behandelt
De afzender bepaalt op welk moment je een e-mail ontvangt. Deze afzender is druk bezig om de letters van het alfabet in een bepaalde volgorde te zetten en drukt dan op verzenden. Jij bepaalt wanneer je de e-mail behandelt. Het is niet effectief om dit direct te doen op het moment dat de mail binnenkomt in je inbox+. Behandel je mails 1 of 2x per dag op het door jou gekozen moment en je doet veel meer in minder tijd.

5. Raak een mail maar 1 keer aan
Per mail neem je een besluit wat je ermee gaat doen: antwoorden, plannen, delegeren of verwijderen. Je bekijkt per mail wat je actie is en deze ga je doen of plan je in. De mail zelf geef je een plek in jouw digitale mappensysteem. Daar staan geen mappen ‘nog te doen’ of ‘in behandeling’. Want je hebt besloten wat je actie is en deze heb je gepland of direct gedaan. De mail komt dus in de map van een project, klant of dossiernummer. De mail blijft niet in je inbox staan!

Door deze stappen toe te passen ga je binnen korte tijd veel minder tijd besteden aan je e-mail. Tijd die je kunt gebruiken om je bureau leeg te maken, de laatste administratie weg te werken of je werk over te dragen aan je collega zodat je met een gerust hart met vakantie kunt gaan.

Johan Burghouts, werkXpres 

Meer resultaat en minder mails? Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484