mei 192011
 

Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau
Artikel

Heb je ook wel eens een volle inbox en een overvol bureau?Als dan ook nog je agenda vol staat met afspraken is er grote kans dat je het overzicht kwijtraakt en de stress toeneemt. Een situatie die we allemaal wel herkennen. Het effect hiervan is meestal dat je afspraken vergeet, deadlines niet haalt en geen tijd hebt om er echt voor je collega’s te zijn.

Vaak ontbreekt de tijd en soms het inzicht om naar de oorzaken te kijken.Want hoe komt het eigenlijk dat er zoveel mails, brieven en vragen naar je toekomen? Natuurlijk kun je de organisatie of collega’s met wie je werkt de schuld geven van alle onnodige mails die je krijgt. Of jezelf omdat het je niet lukt om overzicht te krijgen en te houden.

De veroorzakers van je volle inbox en bureau hebben grote invloed op elkaar.Dit zijn 5 belangrijke veroorzakers:

  1. Er is geen visie. Het ontbreken van een visie zorgt ervoor dat er geen richting is. Je weet dan niet vanuit welke intentie je kunt handelen. Handelen vanuit een visie geeft veel ruimte om de juiste beslissing te nemen.

    Als deze visie ontbreekt dan is het lastig om de juiste beslissing te nemen. Vooral voor die situaties die niet in het beleid of proces zijn vastgelegd. En in deze snelle veranderende wereld komen situaties waarin maatwerk gevraagd wordt steeds meer voor.

  2. Niemand weet wat er van je verwacht wordt. Als dit aan de hand is, ben je waarschijnlijk heel hard aan het werk zonder al te veel waardering. Zelf weet je niet welke resultaten van je verwacht worden.

    Je collega’s en klanten weten eigenlijk ook niet precies wat je wel en niet doet. Ook je leidinggevende kan niet duidelijk maken wat je bijdrage is in het team. Je doet maar wat en je inbox loopt vol met berichten en vragen die niet voor je bestemd zijn.

  3. Er worden geen keuzes gemaakt. Je kunt niet alles doen en iedereen tevreden houden. Zelfs als je 80 uur per week werkt blijf je achter de feiten aanlopen als je geen keuzes maakt. Soms werken we maar door en lijkt alles wat op ons afkomt erg belangrijk.

    Als je geen keuzes maakt dan handel je er ook na dat alles even belangrijk is. En liggen er steeds erg veel geeltjes op je bureau met dikke uitroeptekens!!

  4. We organiseren te ingewikkeld. Alle brieven, mails, vragen en afspraken moeten een plaats krijgen om te bewaren. Zodat we het niet vergeten en terug kunnen vinden.

    Er wordt te vaak een ingewikkeld systeem gebruikt met vele (sub)mappen, kleuren per actie, rijen met stapelbakjes en things to do lijsten. Meestal kosten deze systemen veel tijd om bij te houden en gebruiken we het al snel niet meer.

    En komen de stapels dossiers weer terug op ons bureau.

  5. De communicatie verloopt slecht. We sturen liever een mail dan een collega te bellen of te spreken. Een mail lijkt lekker veilig want je bent er niet bij als de ander je bericht leest. Het vele mailverkeer dat ontstaat na een onduidelijke vraag zorgt ervoor dat iedereen erg druk is met typen en lezen.

    Er ontstaat ergernis, mensen gaan zich indekken en ineens krijgen ook alle managers een cc-tje. Het kost dan veel tijd om de geest weer in de fles te krijgen. Een simpel telefoontje had dit kunnen voorkomen.

Johan Burghouts, werkXpres 

Lees ook artikel dat oplossingen aanreikt voor deze problemen.

Leeg bureau en leeg hoofd? Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 

 

 

 

 

 

 

 

feb 182011
 

Doe alles op tijd en je hebt geen overwerk
Artikel

Overwerk is volgens de Dikke van Dalen: het werk boven het gewone. Maar wat is dan het gewone werk? Uit recent onderzoek door arbeidsdeskundigen blijkt dat hoe langer de arbeidstijd, hoe schadelijker voor de gezondheid van werknemers.

  • Een op de vier werknemers met 60 of meer uur arbeidsuren per week lijdt aan slaapstoornissen.

  • 30 tot 60% van alle fulltime medewerkers met 35 tot 44 arbeidsuren per week bleek rugklachten te hebben.

  • Bijna een op de tien werknemers met meer dan 60 arbeidsuren per week klaagt over hartklachten.

Wat ik opmaak uit gesprekken met klanten is dat zij overwerken omdat ze anders het werk niet afkrijgen. Het blijkt dat ze het lastig vinden om prioriteiten te stellen, de tijd te nemen om eens goed te bekijken wat er echt belangrijk is. Ook vinden ze het lastig om nee te zeggen tegen een collega of leidinggevende. Missers die juist zorgen voor meer overwerk:

  • Harder en langer werken om het af te krijgen. Wat je doet is je aandacht en tijd richten op de symptomen en niet kijkt naar de oorzaak van dat vele werk. Je blijft dus druk en krijgt het steeds drukker met de verkeerde dingen.

  • Werk mee naar huis nemen. …..Als ik het thuis bekijk dan krijg ik tijd of houd tijd over….. Intussen neem genoegen met minder rust, tijd en aandacht voor jezelf, je partner en gezin.

Stel je eens voor dat je zou kunnen kiezen over je wel of niet overwerkt. En dat je zonder overwerk alle afspraken nakomt en resultaten bereikt. De mensen die dit kunnen, weten vaak precies wat er van hen verwacht wordt. En ze weten wat wel en niet belangrijk is waardoor ze snel een besluit kunnen nemen en tijd over houden.

Hoe doen ze dat? Het heeft allemaal te maken met hun mindset: ze weigeren eenvoudig te geloven dat alle vragen en alle informatie die op hen afkomt even belangrijk zijn. En zij hebben voor zichzelf vastgesteld wat wel en niet van belang is.

5 manieren om meer tijd te krijgen en niet meer over te werken:

1. Afspraken in je agenda checken: In jouw agenda staan nu waarschijnlijk ook al afspraken. De afspraken die in je agenda staan, zijn een effect van keuzes die je eerder gemaakt hebt. Om je effectiviteit te vergroten en baas te worden over jouw agenda is het gewenst om deze bestaande afspraken te toetsen. Zodat je opnieuw kijkt en beoordeelt of dit nog past bij wat jij echt belangrijk vindt. Om dat te bereiken, volg je de volgende stappen:

2. Zet in je agenda alleen afspraken die tijdgebonden zijn: Laat alleen die afspra ken in je agenda staan die ook echt tijdgebonden zijn. Dus afspraken die echt op dat tijdstip en dag (moeten) plaatsvinden. Zet acties en afspraken die ook op een andere dag kunnen op een actielijst en niet in je agenda.

3. Beschrijf je afspraken als een actie. Dus schrijf in je agenda: ‘bellen met Petra over druivenplukken’ in plaats ‘contact met Petra ‘. Als je jouw afspraak later te rug ziet, weet je meteen weer wat je moet doen. En hoef er niet over na te den ken wat je bedoelde met die aantekening in je agenda. Daarmee is het in 1 keer raak.

4. Vergroot je creativiteit en effectiviteit met schaarste: Schaarste aan tijd geeft creativiteit. Stel je voor dat een collega je een vraag stelt. Deze collega vraagt (per mail) aan jou of je volgende week dinsdag een presentatie wilt houden. Je denkt: ‘oh, ik moet dit voor volgende week dinsdag af hebben’, de kans is dan groot dat bij die gedachte weinig energie en creativiteit vrij komt.

Draai het daarom eens om en stel jezelf de vraag: Wat zou ik doen als ik nog 10 minuten heb om deze vraag te beantwoorden? Je onbewuste gaat je nu helpen om het antwoord te krijgen. Je zult versteld staan waartoe je in staat bent binnen 10 minuten tijd. Het bijkomende effect is dat je er mee klaar bent en niet nog dagen rondloopt met de gedachte (en stress) dat je dit nog moet doen. Wil je dus veel doen; werk dan minder!

5. Denk relationeel: neem afstand en kijk wat je eigenlijk aan het doen bent: Het relationeel werken kun je ook zien in het voorbeeld van de meubelmaker.

De meubelmaker maakte in vijf dagen, 5 stoelen. Na een enige weken moest hij zes dagen werken om deze 5 stoelen te kunnen maken. Zijn buurman kwam eens kij ken en vroeg aan de meubelmaker hoe het ging. De meubelmaker vertelde dat hij meer tijd nodig had om de 5 stoelen te maken.

De buurman bekeek eens het gereedschap van de meubelmaker en zag dat de beitels bot waren. Toen hij voorstelde om het gereedschap te slijpen, antwoordde de meubelmaker dat hij daar voor geen tijd had…

De meubelmaker kiest er voor om over te werken om zijn productie te halen. Terwijl het gereedschap slijpen veel effectiever blijkt te zijn. Door kritisch te bekijken wat je doet, of een ander hulp te vragen, krijg je inzicht in welk gereedschap geslepen kan worden. WerkXpres kiest voor effectief werken en niet voor overwerken.

Johan Burghouts, werkXpres 

werkXpres -> Nooit meer overwerken? Klik hier

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

jan 192011
 

Vijf tips om je inbox leeg te houden
Artikel

Een volle inbox en een vol bureau geeft stress. Het artikel Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau beschrijft hoe het komt dat je een volle inbox en vol bureau krijgt. Het effect hiervan kan zijn dat je afspraken vergeet, deadlines niet haalt en geen tijd hebt om er echt voor je collega’s te zijn.

De oplossing die gekozen wordt is vaak symptoombestrijding. Een paar handige trucjes zorgen ervoor dat je inbox snel weer leeg is. Effectief werken is niet alleen handig en snel alles opruimen en afhandelen wat binnenkomt, maar vooral de oorzaken aanpakken. Dan zorg je ervoor dat je inbox niet steeds weer volloopt met mails waar je niets meer kunt maar wel wat mee moet.

Je hebt het zelf in de hand om de oorzaken aan te pakken.Het mooie is dat je zelf veel kunt doen. Ook als je werkt bij een organisatie die geen duidelijke visie heeft en waar onduidelijkheid overheerst door een slechte communicatie.

Je kunt gewoon met de vijf tips aan de slag en je eigen effectiviteit versterken. Je zult ervaren dat je meer tijd en overzicht krijgt en daardoor meer kan betekenen voor jezelf en voor je collega’s of anderen.

1. Stel je doel vast

Wat verwachten anderen van jou? Wat vindt je zelf belangrijk en nodig? Hoe zie je jezelf of je team over enkele jaren? Wat zijn belangrijke waarden voor jou en je collega’s? Wat wil je dit jaar doen?

Stel jezelf deze vragen want zonder (persoonlijke) visie wordt het erg lastig om een duidelijk doel te stellen. Als je bij een organisatie werkt, is jouw doel vaak een afgeleide van de ondernemingsdoelstellingen of doelen die je afdeling wilt bereiken.

2. Maak je profiel duidelijk

Je kunt je effectiviteit versterken door ook anderen te laten weten wat je rol is. Want als zij precies weten wat ze van je kunnen verwachten, help je hen met hun werk.

Het wordt voor je collega’s ineens veel duidelijker waarmee jij hen kan helpen en vooral waarmee ze jou kunnen helpen. Biedt je talenten aan en je krijgt er vele voor terug!

3. Maak keuzes

Vraag jezelf vaak of je moet doen wat een ander je vraagt. Bewust werken vergroot je effectiviteit want je staat even stil bij alles wat er op je afkomt. Aan jou de keuze welke je wilt ontvangen.

Doordat je nu weet wat ervan je verwacht wordt, is het veel eenvoudiger om te kiezen. Ben kritisch op alles wat op jouw bureau belandt en check of het bijdraagt aan het realiseren van je doelen.

Kies bewust voor alles wat bijdraagt aan het bereiken van de doelen. Maak dus onderscheid in wat van belang is en wat niet van belang is.

4. Organiseer handig

Kiezen voor wat belangrijk is, zorgt ervoor dat je niet alles meer doet, maar alleen nog dat wat van belang is. Dat levert je al veel overzicht en tijd op. Gebruik deze tijd om kritisch je systeem te bekijken waarin je alles bewaard en organiseert.

Gebruik daarbij enkele vuistregels

  • noteer alleen tijd-gebonden afspraken in je agenda (niet-tijdgebonden op een aparte actie-lijst)

  • zet je archief op grijpafstand vanaf je werkplek (zodat je direct iets kunt pakken of opbergen)

  • leg alleen het dossier waar je mee bezig bent op je bureau (focus op 1 ding vergroot je productiviteit)

  • bekijk maximaal 1-2x per dag je mails

5. Communiceer met je collega’s

Een prettige sfeer draagt bij aan meer plezier, een hogere productiviteit, betere resultaten en minder ziekteverzuim.

Je hebt nu meer tijd en rust dus alle gelegenheid om de collega’s waar je mee samenwerkt echt te spreken en jullie visie en ideeën uit te wisselen. En uit te spreken wat je van elkaar verwacht. Hier ontstaat een betere samenwerking die veel profijt kan opleveren.

Johan Burghouts, werkXpres 

Lees ook het artikel Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau over de oorzaken van volle inboxen en bureaus.

Tmemanagent Pro! Kijk oe je jouw controle over emails vergroot!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 | Saskia van de Laak  0649352030