dec 222011
 

Artikel: Prioriteiten stellen zorgt NIET voor minder werk(druk).

Heb je het druk en te weinig tijd? Begin dan niet met prioriteiten stellen maar eindig ermee. Ik zal dit toelichten. Stel je voor dat je een flinke stapel brieven en memo’s op je bureau hebt liggen. Om overzicht te krijgen, zijn we vaak geneigd te bekijken wat we als eerste moeten doen en wat later kan. Dat lijkt heel effectief maar het gekke is: dat is het niet. De stapel met acties blijft namelijk even groot en kost nog even veel tijd. Prioriteiten stellen helpt je dus niet om minder werk te krijgen of meer overzicht te hebben. Wat helpt dan wel?

Wil je meer overzicht en alleen de echt belangrijke zaken doen dan is een andere aanpak veel effectiever. Ik noem dat WKO: Weten, Kiezen, Organiseren. Dit is de manier om blijvend effectief te zijn. Meestal leer je in een cursus time-management om slimmer te organiseren of te kiezen, maar dat verwatertal weer snel als de werkdruk even later weer toeneemt. Blijvend effectief in je werk (én privé) wordt je door WKO!

WKO: Weten

Alles start met weten. Je kunt pas kiezen als je weet wat je wilt. Wat wil ikprivé en op mijn werk? Wat wordt er van mij verwacht? Op welke resultaten kanik en mijn collega’s rekenen. Weten ontdek je door te kijken naar je eigenlijke functie. Wat hoort wel bij mij en wat niet.

WKO: Kiezen

Je weet precies wat je wilt en dan is het makkelijk om meteen betekenis te geven aan een vraag of verzoek. Hoort dit bij mij of niet. Kiezen gaat dan snel en makkelijk.

Als je dit vaker doet, merk je dat het steeds makkelijker en sneller gaat en je besluitvaardigheid enorm toeneemt. Soms schat je zelfs een situatie intuïtief in en geef je al antwoord voordat je erover nagedacht hebt. Er ontstaat veel meer overzicht en dat geeft rust en ruimte. Dit zijn de ideale omstandigheden om direct een besluit te nemen.

WKO: Organiseren
De stapel op je bureau en het aantal e-mails dat je in behandeling neemt (en eventueel daarna gaat prioriteren) is veel kleiner geworden. Dàt is pas effectief. Je hebt een veel kleinere ‘stapel’ en dat geeft al veel overzicht. Nu pas ga je organiseren en plannen: wat ga ik als eerste doen, wie heb ik er voor nodig en wanneer ga ik dit doen?

WetenKiezenOrganiseren levert je veel tijd op omdat je minder hoeft te doen. Ook zal het bijdragen aan een tevreden klant, collega en leidinggevende want je levert een resultaat op wat een ander van je verwacht. Het is namelijk precies dat wat bij jouw functie hoort.

WKO! levert je tijd, waardering en veel minder stress op. Als je wilt weten of WKO! bijdraagt aan jouw effectiviteit of aan de effectiviteit van jouw team, kies dan mijn mobiele nummer of e-mailadres en plan een afspraak. Ik kom op korte termijn langs om jou en je team te helpen effectiever te zijn, meer rust te hebben en de dingen te doen die belangrijk zijn.

Maak een afspraak voor coaching on the job voor meer effectiviteit, bel 06 47074484 of mail slim@werkxpres.nl

Johan Burghouts, werkXpres 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

dec 052011
 

Je doet meer in minder tijd wanneer je zonder stress naar je werk of naar huis gaat.  ‘Een schone lei’ en een ‘opgeruimd gevoel’  zijn woorden die we gebruiken wanneer we lekker in ons vel zitten en het overzicht hebben. In 5 stappen kun je dit bereiken.

1. Stel je doel vast
Wat verwachten anderen van jou? Wat vindt je zelf belangrijk en nodig? Hoe zie je jezelf of je team over enkele jaren? Wat zijn belangrijke waarden voor jou en je collega’s? Wat wil je dit jaar doen?

Stel jezelf deze vragen want zonder (persoonlijke) visie wordt het erg lastig om een duidelijk doel te stellen. Bij een organisatie zonder visie kunnen de mensen niet effectief werken omdat ze niet weten waar zij of de organisatie naar toe wil. De bovenstaande vragen kunnen je helpen om dit helder te krijgen. Je kunt dit aanvullen met een opsomming van je talenten. Waar ben je goed in en waarvoor kunnen anderen een beroep op je doen? Door dit helder van jezelf te weten, kun je makkelijker kiezen wat je wel en niet gaat doen

2. Maak je profiel duidelijk
Je kunt je effectiviteit versterken door ook anderen te laten weten wat je rol is. Want je mag niet verwachten van je collega’s dat zij precies weten waar jij op aanspreekbaar bent, als je dat zelf net pas weet. Je rol of profiel, dat je zelf duidelijk hebt omschreven in de eerste stap, ga je nu ook delen met collega’s. Want als zij precies weten wat ze van je kunnen verwachten, helpt dat jou én hen om beter te functioneren. Het wordt voor je collega’s ineens veel duidelijker waarmee jij hen kunt helpen en vooral ook waarmee ze jou kunnen helpen.

3. Maak keuzes
Voor perfectionisten is het soms lastig te onderkennen dat je niet alles kunt doen. Maar het is echt zo: je kunt niet alles doen. Als je alles probeert te doen, is het resultaat meestal middelmatig tot slecht. Daarnaast kan het zijn dat je alles doet maar je niet afvraagt OF je het wel moet doen. Waardoor je teveel werk hebt en tijd tekort komt. Dat leidt tot overwerk en stress. Bewust keuzes maken vergroot je effectiviteit want je staat even stil bij alles wat er op je afkomt

Op ons werk vinden we het heel normaal dat alles wat op ons bureau of inbox komt ook voor ons is. Dat is niet zo. Soms lijkt het zo te horen omdat je niet precies weet wat er van je verwacht wordt. Doordat je nu weet wat ervan je verwacht wordt, is het veel eenvoudiger om te kiezen.

4. Organiseer handig
Als je regelmatig iets vergeet, er lang over doet om iets terug te vinden en simpele handelingen steeds weer herhaalt, dan is er nog veel winst te halen. Bekijk de manier waarop je werkt eens van een afstand en vraag je af hoe je het slimmer zou kunnen organiseren (als je de tijd ervoor zou hebben). Vaak weet je al hoe het beter kan maar gun je jezelf niet de tijd om het op te lossen. Deze investering in tijd verdien je direct terug doordat je betrouwbaarder wordt, sneller werkt en meer overzicht krijgt. Neem dus de tijd als je weet wat je moet doen!

De vuistregels van een effectief systeem

  • noteer alleen tijd-gebonden afspraken in je agenda
  • niet-tijdgebonden afspraken of acties noteer je op een actielijst
  • zet je archief op grijpafstand vanaf je werkplek (zodat je direct iets kunt pakken of opbergen)
  • leg alleen het dossier waar je mee bezig bent op je bureau (focus op één ding vergroot je productiviteit)
  • bekijk maximaal 1-2 keer per dag je mails

5. Communiceer met je collega’s
Om andere collega’s ook te laten profiteren van deze positieve effecten is het belangrijk om elkaar te ontmoeten en te inspireren. Je hebt nu meer tijd en rust dus alle gelegenheid om de collega’s waar je mee samenwerkt echt te spreken en jullie visie en ideeën uit te wisselen. Hier ontstaat nieuwe creativiteit die de organisatie en iedereen die er werkt veel profijt kan opleveren. Deze inspiratie geeft veel nieuwe energie en trekt andere positieve acties aan. De organisatie wordt daardoor een steeds mooiere plek waardoor je steeds met plezier en energie naar je werk gaat!

Breng deze stappen nu in de praktijk en maak een afspraak voor coaching on the job

Johan Burghouts, werkXpres 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 

aug 232011
 

Artikel Minder stress door meer invloed

Stel je voor dat je overzicht hebt, je werk onder controle hebt en altijd tijd lijkt te hebben voor anderen. Je bent een effectief persoon met veel invloed. Je handelt in het nu, hebt focus op jezelf, neemt actie, neemt risico en handelt naar de feiten. Je bent ervan overtuigd dat dit de beste houding is om effectief te werken. En daarmee meer te kunnen betekenen voor jezelf en anderen. De praktijk overtuigt jou en de mensen om je heen van het gelijk van deze overtuigingen.

Je hebt zeven belangrijke overtuigingen om je invloed te vergroten. Deze overtuigingen kunnen iedereen helpen om om de effectiviteit te vergroten en meer te kunnen betekenen voor jezelf en anderen. Als je handelt vanuit deze overtuigingen zul je sneller je resultaat bereiken.

Overtuiging 1: De basishouding geeft echt contact
De basishouding is de start om met de ander in contact te komen. Er zijn drie kenmerken die typerend zijn voor de basishouding (de drie C’s):
Centreer: ik ben in balans. Je bent aanwezig en ervaart rust in je lijf en in je hoofd.
Contact: ik voel me betrokken, ik sta open en luister, heb aandacht voor de ander.
Chemie: alles wat er gebeurt beschouw ik als positieve informatie, nieuwsgierig.

Overtuiging 2. Als ik verander, verandert de ander
Bereid zijn om kritisch naar jezelf te kijken. Openstaan voor feedback. Openstaan voor veranderingen. Vaststellen wat jouw rol en bijdrage is in het geheel. Een vraag die helpt om dit te verduidelijken is: Wat ik kan (anders) doen?

Overtuiging 3. Problemen bestaan niet
Zie mogelijkheden en denk niet in problemen. Ga ervan uit dat er een oplossing is. Zolang je kunt praten over een probleem, is het probleem er op dat moment niet. Deel je ervaringen en ideeën met anderen en staat open ideeën voor anderen en handel in het nu.

Overtuiging 4. Het spel bepaalt mijn actie en mijn actie maakt het spel
Ben niet afwachtend maar juist actief in het spel. Speel in op wat er gebeurt, benoem en deel successen met anderen en geef complimenten. Spreek verwachtingen uit en stem deze af met anderen.

Overtuiging 5. Ontwikkelen gaat alleen door risico nemen
Neem risico en initiatief en ga ervan uit dat een besluit nemen beter is dan afwachten (wat iets anders is dan bewust wachten).

Overtuiging 6. Feiten zijn waar, meningen zijn meningen
Ken de feiten en zie het verschil tussen een feit en een mening. Geef anderen feedback over hun mening en handel op basis van feiten. Benoem en deel het inzicht tussen feiten en meningen. Kinderen zijn erg goed in staat door het stellen van de Waarom-vraag, de meningen van de feiten te scheiden.

Overtuiging 7. Fouten zijn fantastisch
Geef jezelf en anderen de kans om te leren. Erkennen en leren van fouten is een prachtige manier om jezelf en je organisatie te ontwikkelen. Het voordeel van het (h)erkennen van een fout is dat je blijkbaar samen weet hoe het wel moet. En dat is in veel bedrijven nog steeds niet duidelijk. Iemand die een fout maakt en dat erkent is een sieraad voor de omgeving. Ontwikkeling gaat sneller door het maken, bespreken en leren van fouten.

Kies vandaag nog een overtuiging die je aanspreekt en handel de komende tijd vanuit deze overtuiging. Het maakt niet uit welke je kiest want je zult direct merken dat je invloed toeneemt. Het voordeel hiervan is dat je meer controle en overzicht krijgt. De grip op je werk neemt onmiddellijk toe en alles zal makkelijker gaan. Je krijgt meer tijd voor alles wat van belang voor je is.

Johan Burghouts, werkXpres

Versterk direct je invloed en maak een afspraak voor coaching on the job

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484