apr 162012
 

Waarom de communicatie vaak niet goed gaat

Iedereen heeft wel een mening over de oorzaken van een slechte communicatie. Meestal gaat het dan over de ander die iets vergeten is, niet gebeld heeft, een onduidelijke mail heeft gestuurd of geen echte interesse heeft in wat je doet. Soms weten we dat de fout bij ons zelf ligt: niet duidelijk geweest, de ander te laat iets gevraagd of vergeten te informeren. Een slechte communicatie heeft vaak een van de volgende 3 oorzaken.

1. Niet uitspreken van verwachtingen
Slechte communicatie wordt veroorzaakt doordat mensen geen verwachtingen hebben uitgesproken naar elkaar. Als je iets van een ander verwacht maar de ander weet dit niet dan kunnen er grote misverstanden en ergernis ontstaan. Deze onuitgesproken verwachtingen dragen sterk bij aan een gevoel van miscommunicatie.

2. Een andere taal spreken
Een andere oorzaak van een slechte communicatie komt voort uit het niet begrijpen van de taal van de ander. Het zal duidelijk zijn dat een Rus en een Irakees elkaar niet verstaan als ze de taal van de ander niet geleerd hebben. Omdat mensen niet alleen de aangeleerde talen gebruiken maar ook hun eigen persoonlijke communicatietaal, ontstaat er miscommunicatie. Zelfs als mensen dezelfde landstaal spreken.

3. In je gelijk blijven staan
In je gelijk blijven staan, komt veel voor als oorzaak van een slechte communicatie. Je weet zeker dat jij alles goed hebt gedaan, maar ja…..die ander he. Er zijn andere manieren om naar de (mis)communicatie te kijken die veel effectiever zijn. Als je dit toepast zul je merken dat direct de communicatie sterk verbeterd!

Gebruik deze 5 tips in je communicatie en je bent direct veel effectiever! 

1. Jouw normen en waarden zijn anders dan die van een ander
Wees je bewust van het feit dat mensen in zeer veel verschillende werkelijkheden leven. De kans is groot dat dit een andere werkelijkheid is dan die van jou. Houd hier rekening mee als je communiceert.

2. Ken de symbolen van de ander
Wees nieuwsgierig naar de normen, waarden, symbolen en rituelen van de ander. Juist als dit niet volgens jouw waarden is, is het belangrijk dat je weet wat de verschillen zijn.

3. Ieder gedrag komt voort uit een positieve intentie
Wat je ziet is niet altijd wat er is. Je ziet bijvoorbeeld je kind dat rode verf op een net geschilderde witte muur smeert. Daar kun je boos over worden of gaan schreeuwen. Als het je lukt om rustig te blijven en samen met het kind te kijken naar wat er gebeurt en waarom dat gebeurt, ervaar je een nieuwe werkelijkheid: de werkelijkheid van het kind. Volgens die werkelijkheid ben jij erg lief geweest en wil het kind dit belonen door voor jou een mooie bloem op de muur te tekenen.

4. Het effect van je communicatie is de reactie die je oproept
Reageert er niemand op jouw mail en word je daarom boos? Misschien denk je: ‘Ik ben zeker niet belangrijk’ of zeg je: ‘ze hebben het toch kunnen lezen!’. Herkenbare reacties als anderen anders reageren dan je bedoeld had. Je kunt hierin blijven hangen of jezelf de vraag stellen wat JIJ anders kunt doen om wel de reactie te krijgen die je wilt. Deze houding geeft jezelf en de ander veel meer ruimte om wel het resultaat te bereiken. Je kunt ervoor kiezen om nog een mail te sturen, persoonlijk langs te gaan, te bellen, een overleg te plannen, een presentatie te houden, een cadeau te geven of topdown het af te dwingen (en nou mot ‘t). Jouw communicatie bepaalt hoe de ander reageert.

5. Spreek je verwachtingen uit
Vertel wat je wilt, van plan bent te doen en wat je van de ander verwacht. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een verwachting uitspreken is bijvoorbeeld ‘weet je nog dat ik om 15.00 uur een afspraak heb en dat ik met de auto ga?’ of ‘ Ik wil graag dat we een effectief overleg hebben en daarom vraag ik jullie de mobieltjes uit te zetten’. Spreek je uit. Het tweede deel dat hierbij hoort is vragen stellen. Vraag de ander wat hij of zij van jou verwacht in jouw functie, met deze taak, aanwezigheid en bijvoorbeeld de resultaten. Blijf vragen stellen zodat jouw werkelijkheid en die van de anderen overeenkomt.

Bereik direct veel meer resultaat met je communicatie en maak een afspraak voor coaching on the job

Johan Burghouts, werkXpres 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484

 

 

jul 222011
 

Empty head: maak in 3 stappen je hoofd leeg
Artikel

 

Een vol hoofd, een rommelig bureau en een volle inbox leiden je continue af. Een vol hoofd is een hoofd gevuld met hinderlijke gedachten. Dat zijn gedachten waar je last van hebt want ze komen ineens op terwijl je iets anders aan het doen bent. Het gevoel dat je deze gedachte niet mag vergeten, veroorzaakt stress.

Een empty head is een hoofd zonder deze hinderlijke gedachten en heeft veel voordelen. In het artikel Empty head maakt je productiever worden de zes voordelen genoemd van een empty head. De voordelen nog even op een rij:

1. Je ervaart meer ruimte en je krijgt meer rust
2. Je werkt vanuit een gevoel van vrijheid
3. Je hebt meer overzicht
4. Het contact met anderen verloopt makkelijker en je bereikt sneller resultaat
5. Je productiviteit neemt toe en je doet meer in minder tijd
6. Je benut het potentieel van je creativiteit en je ziet sneller een oplossing

De drie stappen naar een empty head

Stap 1  Schrijf hinderlijke gedachten op
Ga op een rustige plek zitten, pak pen en papier en schrijf alle gedachten op die lijken op toezeggingen, afspraken, plannen, ideeën, nog te doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: uitzoeken andere inboedelverzekering, collega memo toesturen of auto wassen. Schrijf net zo lang op tot deze gedachten niet meer in je opkomen. Het doel hiervan is om jouw hinderlijke gedachten op te schrijven en een start te maken met een ‘onthoudsysteem’ buiten je hoofd. Deze gedachtelijst wordt deel van jouw systeem buiten jouw hoofd. Op een door jou gekozen moment handel je deze actie of gedachtelijst af. Zo vergeet je niets en heb je rust in je hoofd.

Stap 2  Leeg je werkplek
Een lege werkplek, een opgeruimde keuken, een overzichtelijke tafel, geeft rust in je hoofd. Je wordt niet steeds afgeleid door papieren, speelgoedbeestjes, stapels dossiers of memoblaadjes. Verzamel alles wat op jouw werkplek, bureau of tafel ligt en stop dat in een doos. In het volgende stap zie je dat deze verzameldoos jouw bakje-in wordt. In de toekomst gooi je voortaan in eerste instantie alles hierin. Doel is om een lege werkplek te maken en daarna te ordenen op belangrijkheid en prioriteit.

Stap 3  Ontspan je
Een goede ontspanning helpt om je hoofd leeg te maken. Waarschijnlijk weet je al en heb je zelf al gemerkt wat jou helpt om te ontspannen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan wandelen in de pauze, sporten, lezen, puzzelen, fietsen, naar de koffie-automaat lopen, houthakken, yoga, tuinieren of afwassen. Als je dit herkent, gebruik dan ook die momenten om jouw hoofd leeg te maken.  Doel van de ontspanning is om een empty head zonder stress te beleven.

Deze 3 stappen kun je op ieder moment doen dat je het nodig hebt. Kies ervoor om je hoofd regelmatig leeg te maken en daardoor op een ontspannen manier meer te doen in minder tijd. En nog meer te genieten van het grotere geheel waar je deel van uitmaakt zoals je organisatie, de receptie die je bezoekt of de vergadering waaraan je deelneemt. Als je echt aanwezig bent, weet je alles en hoef je niets te onthouden.

Johan Burghouts, werkXpres 

Maak je hoogd nu leeg met blijvend resultaat -> Maak een afspraak voor coaching on the job

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts 0647074484 | Saskia van de Laak 0649352030