jan 192011
 

Vijf tips om je inbox leeg te houden
Artikel

Een volle inbox en een vol bureau geeft stress. Het artikel Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau beschrijft hoe het komt dat je een volle inbox en vol bureau krijgt. Het effect hiervan kan zijn dat je afspraken vergeet, deadlines niet haalt en geen tijd hebt om er echt voor je collega’s te zijn.

De oplossing die gekozen wordt is vaak symptoombestrijding. Een paar handige trucjes zorgen ervoor dat je inbox snel weer leeg is. Effectief werken is niet alleen handig en snel alles opruimen en afhandelen wat binnenkomt, maar vooral de oorzaken aanpakken. Dan zorg je ervoor dat je inbox niet steeds weer volloopt met mails waar je niets meer kunt maar wel wat mee moet.

Je hebt het zelf in de hand om de oorzaken aan te pakken.Het mooie is dat je zelf veel kunt doen. Ook als je werkt bij een organisatie die geen duidelijke visie heeft en waar onduidelijkheid overheerst door een slechte communicatie.

Je kunt gewoon met de vijf tips aan de slag en je eigen effectiviteit versterken. Je zult ervaren dat je meer tijd en overzicht krijgt en daardoor meer kan betekenen voor jezelf en voor je collega’s of anderen.

1. Stel je doel vast

Wat verwachten anderen van jou? Wat vindt je zelf belangrijk en nodig? Hoe zie je jezelf of je team over enkele jaren? Wat zijn belangrijke waarden voor jou en je collega’s? Wat wil je dit jaar doen?

Stel jezelf deze vragen want zonder (persoonlijke) visie wordt het erg lastig om een duidelijk doel te stellen. Als je bij een organisatie werkt, is jouw doel vaak een afgeleide van de ondernemingsdoelstellingen of doelen die je afdeling wilt bereiken.

2. Maak je profiel duidelijk

Je kunt je effectiviteit versterken door ook anderen te laten weten wat je rol is. Want als zij precies weten wat ze van je kunnen verwachten, help je hen met hun werk.

Het wordt voor je collega’s ineens veel duidelijker waarmee jij hen kan helpen en vooral waarmee ze jou kunnen helpen. Biedt je talenten aan en je krijgt er vele voor terug!

3. Maak keuzes

Vraag jezelf vaak of je moet doen wat een ander je vraagt. Bewust werken vergroot je effectiviteit want je staat even stil bij alles wat er op je afkomt. Aan jou de keuze welke je wilt ontvangen.

Doordat je nu weet wat ervan je verwacht wordt, is het veel eenvoudiger om te kiezen. Ben kritisch op alles wat op jouw bureau belandt en check of het bijdraagt aan het realiseren van je doelen.

Kies bewust voor alles wat bijdraagt aan het bereiken van de doelen. Maak dus onderscheid in wat van belang is en wat niet van belang is.

4. Organiseer handig

Kiezen voor wat belangrijk is, zorgt ervoor dat je niet alles meer doet, maar alleen nog dat wat van belang is. Dat levert je al veel overzicht en tijd op. Gebruik deze tijd om kritisch je systeem te bekijken waarin je alles bewaard en organiseert.

Gebruik daarbij enkele vuistregels

  • noteer alleen tijd-gebonden afspraken in je agenda (niet-tijdgebonden op een aparte actie-lijst)

  • zet je archief op grijpafstand vanaf je werkplek (zodat je direct iets kunt pakken of opbergen)

  • leg alleen het dossier waar je mee bezig bent op je bureau (focus op 1 ding vergroot je productiviteit)

  • bekijk maximaal 1-2x per dag je mails

5. Communiceer met je collega’s

Een prettige sfeer draagt bij aan meer plezier, een hogere productiviteit, betere resultaten en minder ziekteverzuim.

Je hebt nu meer tijd en rust dus alle gelegenheid om de collega’s waar je mee samenwerkt echt te spreken en jullie visie en ideeën uit te wisselen. En uit te spreken wat je van elkaar verwacht. Hier ontstaat een betere samenwerking die veel profijt kan opleveren.

Johan Burghouts, werkXpres 

Lees ook het artikel Vijf veroorzakers van een volle inbox en een vol bureau over de oorzaken van volle inboxen en bureaus.

Tmemanagent Pro! Kijk oe je jouw controle over emails vergroot!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

werkXpres → bewust & doelgericht werken met meer tijd & resultaat en minder stress
Marterstraat 68 – 6531 KC Nijmegen – slim@werkxpres.nl
Johan Burghouts  0647074484 | Saskia van de Laak  0649352030

 

 

 Leave a Reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

(verplicht)

(verplicht)